Dựa trên kết quả khảo sát trên 2.000 nhân viên văn phòng tại Mỹ của nền tảng học ngoại ngữ Babbel, email đang trở thành nỗi ám ảnh của nhiều nhân viên văn phòng, đặc biệt là Gen Z. Họ cảm thấy căng thẳng trước khối lượng email khổng lồ phải xử lý mỗi ngày.
Hơn 1/3 (36%) nhân viên Gen Z trong khảo sát thừa nhận có hơn 1.000 email chưa đọc trong hộp thư. Trong đó, 1/5 nhân viên trẻ thừa nhận "rất thường xuyên" cảm thấy hối hận về những email đã gửi đi, theo CNBC.
“Mạng xã hội và các nền tảng nhắn tin tức thời có tác động mạnh đến thói quen giao tiếp của Gen Z. Ngược lại, bản chất cứng nhắc và trang trọng của email khiến nhiều người trẻ thuộc thế hệ này cảm thấy xa lạ và phức tạp hơn”, Esteban Touma, chuyên gia ngôn ngữ và văn hóa tại Babbel, nhận định.
Trong khi đó, người trẻ đã quen với những ứng dụng đề cao tính tương tác ngay lập tức, không trang trọng và sử dụng nhiều hình ảnh để diễn tả câu chuyện như Snapchat hay Instagram.
Đó là một trong những yếu tố khiến người trẻ văn phòng khó khăn khi làm việc với email. Những khác biệt trong phong cách giao tiếp trên email có thể gây ra tình trạng kiệt sức (burnout) ở nơi làm việc cho nhân viên trẻ tuổi.
Như tình trạng của Keely Antonio (25 tuổi), nhân viên văn phòng tại một công ty bán lẻ không ít lần căng thẳng trong công việc vì phải giao tiếp qua email. Dù có cơ hội tham gia các cuộc họp khách hàng quan trọng và chịu trách nhiệm cho mục tiêu doanh số cao, nhưng môi trường làm việc thiếu sự hỗ trợ khiến cô cảm thấy quá tải, đặc biệt khi thời điểm tốt nghiệp năm 2020 đang đến gần.
“Tôi cảm thấy công ty này không có phương thức giao tiếp hiệu quả”, Antonio chia sẻ. Nhân viên văn phòng cho biết email lỗi thời và cồng kềnh, không thể cung cấp phản hồi và hỗ trợ kịp thời. Các hình thức giao tiếp khác dường như cũng không được tận dụng hiệu quả.
Theo Antonio, các công cụ giao tiếp như nhắn tin qua ứng dụng có thể giúp cô giải quyết các vấn đề dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Vì sự bất cập trong giao tiếp công việc, cô đã từ chối lời đề nghị làm việc toàn thời gian với mức lương 100.000 USD sau khi tốt nghiệp.
Giờ đây, cô gái 25 tuổi là nhà đồng sáng lập FeelSwell Experiences, công ty tư vấn giúp các doanh nghiệp thu hút và gắn kết nhân viên Gen Z.
Tuy nhiên, trong trường hợp trên, Esteban Touma cũng cảnh báo rằng văn hóa làm việc quá đề cao tính “ngay lập tức” cũng không phải là giải pháp tối ưu. Theo chuyên gia, việc kỳ vọng nhân viên phản hồi nhanh chóng qua email và các tin nhắn khác "có thể xóa nhòa ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân".
“Không giống như các thế hệ trước đây đã phát triển được những chiến lược để phân chia rạch ròi giữa giao tiếp cá nhân và công việc, Gen Z có thể gặp khó khăn trong việc thiết lập những ranh giới đó", Touma chia sẻ.
Để xây dựng những quy tắc ứng xử lành mạnh liên quan đến email, Touma khuyến nghị các nhà lãnh đạo cần chủ động thiết lập kỳ vọng về thời gian phản hồi. Theo ông, các email khẩn cấp nên được trả lời trong vòng 1-2 giờ. Với những nội dung không quá cấp bách, việc phản hồi trong vòng 24 giờ vẫn được coi là lịch sự và chuyên nghiệp.
Ngoài ra, chuyên gia cũng đề xuất một số mẹo quản lý hòm thư hiệu quả, như sử dụng bộ lọc tự động phân loại email theo mức độ khẩn cấp và chủ đề. Bằng cách này, nhân viên có thể dễ dàng phân biệt email cần phản hồi ngay và email có thể xử lý sau.
Cuối cùng, hãy thiết lập các khung giờ nhất định để kiểm tra và trả lời email, tránh tình trạng gián đoạn liên tục trong suốt thời gian làm việc.