Với chữ ký số, công chức văn phòng UBND cấp xã chỉ cần thao tác đơn giản là đã hoàn thành việc giao dịch văn bản với cấp trên.
Ngày 12/4, UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 1500/UBND-CNTT về việc ứng dụng chữ ký số trong việc gửi nhận các văn bản điện tử. Theo đó, yêu cầu các huyện, thành phố, thị xã chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn đưa chữ ký số đã được cấp phát vào ứng dụng trên các tài liệu điện tử từ ngày 20/4. Từ nội dung công văn của UBND tỉnh, các xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh đã tổ chức thực hiện với nhiều kết quả thiết thực.
Trên cơ sở xây dựng kế hoạch cụ thể về công tác cải cách hành chính và công văn của UBND tỉnh, ngày 14/4/2016, UBND huyện Thạch Hà đã ban hành Công văn số 625/UBND về việc triển khai ứng dụng chữ ký số và phần mềm gửi nhận văn bản điện tử. Theo đó, yêu cầu UBND các xã, thị trấn thực hiện ký số 100% văn bản và gửi qua đường mạng bằng hộp thư điện tử hoặc hệ thống gửi nhận văn bản, trừ những văn bản liên quan đến chứng từ kế toán. Từ việc đôn đốc triển khai thực hiện, đến nay, 31 xã, thị trấn trong huyện đã triển khai thực hiện với kết quả 100% văn bản giao dịch giữa UBND xã, thị trấn với UBND huyện đều sử dụng chữ ký số thông qua môi trường mạng.
Chuyên viên phụ trách công nghệ thông tin UBND huyện Thạch Hà - Đào Tuấn Vũ cho hay: “Với thao tác khá dễ dàng, trên cơ sở chữ ký số đã được cấp, việc ứng dụng chữ ký số đã mang lại thuận lợi trong giao dịch, đồng thời, tạo cơ sở để thực hiện việc lưu trữ tài liệu trên mạng, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của văn bản, giảm chi phí trong việc in ấn tài liệu như trước đây”.
Tại huyện Cẩm Xuyên, theo Trưởng phòng Nội vụ Nguyễn Trọng Thụ, tháng 3/2016, việc tập huấn ứng dụng chữ ký số cho cán bộ, công chức các xã, thị trấn và các phòng, ngành đã được tổ chức. Đến nay, các xã, thị trấn đã bắt đầu thực hiện. Theo ông Thụ, ngoài các chức năng trên môi trường mạng, hiệu quả mà ứng dụng chữ ký số mang lại đó là đảm bảo các giao dịch kịp thời, nhất là trong các thời điểm thiên tai, bão lụt; đỡ thời gian và công sức đi lại cho cán bộ cấp xã.
Trước thời điểm ứng dụng chữ ký số tại các xã, vào đầu năm 2015, khi khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại các xã An Lộc (Lộc Hà), Sơn Quang (Hương Sơn), Thạch Hội (Thạch Hà), chúng tôi nhận thấy sự bất tiện, thiếu công bằng trong việc giao dịch giữa xã và huyện, khi huyện có thể gửi văn bản đã qua mạng về xã, trong khi xã phải nộp văn bản trực tiếp tại các phòng, ngành. Việc phải nộp trực tiếp lên phòng, ngành cấp huyện đã làm cho chi phí giao dịch của xã đội lên.
Theo các xã này, bình quân, mỗi tháng, công chức văn phòng - thống kê cùng một số công chức thuộc lĩnh vực khác phải trực tiếp lên huyện nộp văn bản không dưới 10 lần, có nơi quãng đường di chuyển gần 15 km. Kinh phí in ấn văn bản đã đành, song phát sinh nhiều vấn đề: chi phí đi lại; việc thiếu vắng công chức trong thời điểm nộp văn bản ảnh hưởng ít nhiều tới chất lượng công việc được phân công tại trụ sở UBND xã... Khi ứng dụng chữ ký số với những tính năng qua môi trường mạng, những trở ngại trên đã được giảm rất nhiều. Từ đó, ngoài cắt giảm chi phí, tạo tính chuyên nghiệp trong giao dịch, còn tác động tích cực tới hiệu quả giao dịch giữa người dân với chính quyền cơ sở.
Mặc dù ứng dụng chữ ký số là một bước rất quan trọng của lộ trình cải cách hành chính, mang lại các lợi ích thiết thực cho người dân và bản thân những người làm công tác văn bản, thế nhưng, vẫn còn một số đơn vị chưa thực hiện tốt. Nguyên nhân cơ bản, nói như Trưởng phòng Nội vụ huyện Cẩm Xuyên là bên cạnh hạn chế về nghiệp vụ ứng dụng công nghệ thông tin của một số công chức văn phòng UBND xã thì còn có tác động của thói quen cũ, chưa quen với các thao tác trên điện tử.
Theo Kế hoạch số 336/KH-UBND, ngày 19/8/2014 của UBND tỉnh về triển khai ứng dụng chữ ký số, mục tiêu đến cuối năm 2015 có 100% xã ứng dụng chữ ký số vào hệ thống gửi nhận văn bản, thì đến nay, mục tiêu trên đã có độ trễ nhất định. Bởi vậy, đã đến lúc, những xã chưa quen và chưa thực hiện tốt cần phải tập trung thực hiện, trong đó, ngoài nhiệm vụ của cán bộ chuyên trách được giao, cần phải gắn với trách nhiệm của người đứng đầu.
