Tải về biểu mẫu quy chế lương thưởng doanh nghiệp 2026

File Word mẫu quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp Việt Nam

Biểu mẫu quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp Việt Nam

Tải tại đây mẫu 1

Tải tại đây mẫu 2

Nội dung bắt buộc cần có trong quy chế lương của doanh nghiệp năm 2026

Một mẫu quy chế lương hoàn chỉnh không chỉ đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn phải đủ chi tiết để vận hành trơn tru, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý khi bị thanh tra, kiểm toán.

Nguyên tắc xây dựng cơ chế lương

Chương mở đầu của quy chế cần xác định rõ triết lý trả lương mà doanh nghiệp theo đuổi. Có ba hướng tiếp cận phổ biến: trả lương theo vị trí (Job-based), theo năng lực (Competency-based) hoặc theo kết quả (Performance-based). Qua thực tiễn kiểm toán tại nhiều doanh nghiệp, mô hình 3P kết hợp cả ba yếu tố cho thấy hiệu quả vượt trội trong việc đảm bảo tính công bằng và minh bạch.

Nguyên tắc quan trọng nhất – và cũng là nội dung thường bị kiểm tra kỹ trong các cuộc thanh tra lao động – là trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau. Đây không chỉ là tiêu chuẩn đạo đức mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc được quy định tại Bộ luật Lao động.

Mức lương cơ bản

Quy chế cần xác định mức lương nền tảng cho từng ngạch bậc chức danh. Mức lương này là cơ sở pháp lý để tính toán tiền công cho những ngày nghỉ phép, nghỉ lễ Tết hưởng nguyên lương, đồng thời là căn cứ giải quyết các tranh chấp lao động nếu phát sinh.

Từ thực tế kiểm toán, đây là hạng mục thường phát sinh sai sót nhiều nhất. Mức lương cơ bản được dùng làm căn cứ đóng Bảo hiểm xã hội, nhưng nhiều doanh nghiệp có xu hướng kê khai thấp hơn thực tế nhằm giảm chi phí bảo hiểm. Cách làm này tiềm ẩn rủi ro pháp lý rất lớn khi bị truy thu và xử phạt. Do đó, việc xây dựng mức lương cơ bản cần cân nhắc kỹ lưỡng để cân đối giữa quyền lợi người lao động và chi phí bảo hiểm mà doanh nghiệp phải gánh chịu.

Hình thức và kỳ trả lương

Quy chế cần quy định cụ thể đối tượng áp dụng cho từng hình thức trả lương. Thông thường, khối văn phòng áp dụng lương thời gian, trong khi khối sản xuất có thể áp dụng lương sản phẩm hoặc lương khoán tùy theo tính chất công việc. Việc phân định rõ ràng này tạo căn cứ pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp khi giải trình với cơ quan chức năng.

Về kỳ trả lương, doanh nghiệp cần ấn định ngày cụ thể, ví dụ ngày 10 hàng tháng. Đặc biệt, quy chế bắt buộc phải có điều khoản dự phòng: trong trường hợp không thể trả đúng hạn, doanh nghiệp không được chậm quá 30 ngày và phải trả thêm lãi suất nếu chậm quá 15 ngày. Đây là quy định cứng của Bộ luật Lao động mà các đoàn kiểm toán, thanh tra thường xuyên đối chiếu khi xem xét hồ sơ lương của doanh nghiệp.

Nguyên tắc nâng lương, điều chỉnh lương định kỳ

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình xét tăng lương hàng năm (Annual Salary Review) một cách bài bản, có hệ thống. Quy chế phải ghi rõ các tiêu chí xét duyệt bao gồm: thâm niên làm việc tối thiểu, kết quả đánh giá thành tích theo KPI và tình hình tài chính của công ty tại thời điểm xét duyệt. Mỗi tiêu chí cần có trọng số cụ thể để đảm bảo tính khách quan, hạn chế yếu tố cảm tính trong quyết định nâng lương.

Ngoài ra, quy chế cần có quy định về các trường hợp nâng lương trước thời hạn dành cho nhân sự có thành tích xuất sắc đột xuất. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mọi quyết định nâng lương đột xuất đều phải có hồ sơ chứng minh đi kèm – đây là yếu tố mà kiểm toán viên luôn yêu cầu khi kiểm tra tính hợp lý của chi phí lương.

Quy định về tiền thưởng và điều kiện áp dụng

Đây là phần được người lao động quan tâm nhất, đồng thời cũng là nội dung hay phát sinh tranh chấp nhất trong thực tế. Quy chế cần mô tả chi tiết công thức tính thưởng KPI, thưởng doanh số, thưởng dự án với các ví dụ minh họa cụ thể. Các điều kiện nhận thưởng – chẳng hạn nhân viên phải còn đang làm việc tại thời điểm chi trả – cần được ghi rõ ràng, không để khoảng trống pháp lý.

Đặc biệt đối với lương tháng 13, quy chế cần làm rõ bản chất khoản chi này: đây là khoản thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận công ty hay là cam kết cố định trong hợp đồng lao động? Mức thưởng tính trên lương cơ bản hay lương thực lãnh? Qua kinh nghiệm kiểm toán nhiều doanh nghiệp, việc không làm rõ bản chất khoản này là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp lao động vào mỗi dịp cuối năm, đồng thời gây khó khăn trong việc hạch toán chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các khoản phụ cấp và phúc lợi

Quy chế phải liệt kê đầy đủ danh mục các khoản phụ cấp bao gồm phụ cấp trách nhiệm, độc hại, xăng xe, điện thoại, cùng các khoản phúc lợi như quà sinh nhật, tiền hiếu hỉ, nghỉ mát, khám sức khỏe định kỳ. Mỗi khoản cần ghi rõ mức chi cụ thể và điều kiện áp dụng.

Đây là hạng mục mà kiểm toán viên đặc biệt chú ý khi đánh giá tính hợp lý của chi phí. Quy chế cần phân tách rõ: khoản nào tính đóng BHXH, khoản nào được miễn; khoản nào chịu thuế thu nhập cá nhân, khoản nào được khấu trừ. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị truy thu thuế và bảo hiểm hàng trăm triệu đồng chỉ vì không phân định rõ ràng giữa các khoản phụ cấp mang tính tiền lương và các khoản phúc lợi thuần túy.

Bảo hiểm và các chế độ phúc lợi liên quan

Quy chế cần quy định rõ tỷ lệ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN phần doanh nghiệp đóng và phần người lao động đóng theo luật hiện hành. Các tỷ lệ này phải được cập nhật kịp thời mỗi khi có thay đổi từ cơ quan bảo hiểm. Đây là căn cứ quan trọng để nhân viên tự kiểm tra phiếu lương hàng tháng, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động trong việc giải trình khi có đoàn kiểm tra.

Bên cạnh đó, quy chế nên hướng dẫn sơ bộ về cách tính bảo hiểm thất nghiệp và thủ tục chốt sổ BHXH khi nhân viên nghỉ việc. Từ góc độ kiểm toán, một doanh nghiệp có quy chế lương ghi nhận đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm cho thấy hệ thống quản trị tài chính nội bộ vận hành bài bản, giảm thiểu đáng kể rủi ro bị xử phạt hành chính.

Trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động

Quy chế cần có điều khoản rõ ràng về bảo mật thông tin lương (Salary Confidentiality). Theo đó, nhân viên không được phép tiết lộ mức lương của mình hoặc dò hỏi lương của đồng nghiệp. Quy định này giúp duy trì trật tự nội bộ, đồng thời bảo vệ chiến lược nhân sự của doanh nghiệp trước đối thủ cạnh tranh.

Cuối cùng, quy chế phải quy định rõ quy trình giải quyết khiếu nại về lương. Nhân viên cần biết phải liên hệ với bộ phận nào khi phát hiện sai sót, thời hạn khiếu nại là bao lâu và doanh nghiệp có trách nhiệm giải trình trong bao nhiêu ngày làm việc. Một quy trình khiếu nại minh bạch, có thời hạn cụ thể không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động mà còn tạo bằng chứng tuân thủ vững chắc cho doanh nghiệp trong trường hợp bị kiểm tra, kiểm toán.

Mức xử phạt khi không công bố quy chế thưởng tại nơi làm việc

Sự tuân thủ pháp luật cần được đặt lên hàng đầu. Theo Khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không công khai thang, bảng lương, quy chế thưởng sẽ bị xử phạt hành chính.

Cụ thể, mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động vi phạm. Ngoài ra, việc thiếu minh bạch còn gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

Bộ mẫu quy chế lương theo loại hình doanh nghiệp

Việc xây dựng quy chế lương không thể áp dụng một khuôn mẫu chung cho mọi doanh nghiệp. Mỗi mô hình pháp lý có cơ cấu tổ chức và quy trình ra quyết định riêng, đòi hỏi quy chế lương phải được tùy biến phù hợp.

Mẫu quy chế lương cho công ty cổ phần

Trong các loại hình doanh nghiệp, công ty cổ phần sở hữu quy chế lương phức tạp nhất do cơ cấu quản trị đa tầng. Các điều khoản cần tách bạch rõ ràng giữa lương của Ban điều hành và thù lao của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.

TẢI TẠI ĐÂY

Đặc biệt, nhiều công ty cổ phần hiện nay áp dụng chính sách phát hành cổ phiếu thưởng cho người lao động (ESOP). Do đó, quy chế cần quy định chi tiết về điều kiện được mua và thời gian hạn chế chuyển nhượng (vesting period) của số cổ phiếu này, nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Mẫu quy chế lương cho công ty TNHH

Khác với công ty cổ phần, công ty TNHH có quyền quyết định tập trung vào Hội đồng thành viên hoặc Chủ sở hữu. Nhờ vậy, quy chế lương thường có cấu trúc tinh gọn hơn, quy trình phê duyệt cũng diễn ra nhanh chóng hơn.

TẢI TẠI ĐÂY

Điểm nổi bật của mẫu quy chế này nằm ở tính linh hoạt cao. Ban giám đốc có thể dễ dàng điều chỉnh các mức thưởng nóng hoặc phụ cấp tùy theo tình hình kinh doanh thực tế mà không cần quá nhiều thủ tục hành chính, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh trước biến động thị trường.

Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp sản xuất

Đặc thù của doanh nghiệp sản xuất là sử dụng lượng lớn lao động phổ thông và làm việc theo ca kíp. Vì vậy, quy chế lương phải cực kỳ chi tiết về các định mức lao động và đơn giá sản phẩm.

TẢI TẠI ĐÂY

Các quy định về lương làm thêm giờ (OT), phụ cấp ca đêm, phụ cấp nặng nhọc độc hại, bồi dưỡng ăn ca phải được quy định chặt chẽ, tuân thủ đúng các tỷ lệ 150%, 200%, 300% mà Bộ luật Lao động yêu cầu. Đây là yếu tố bắt buộc để doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý khi cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra.

Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp thương mại – bán lẻ

Với mô hình thương mại – bán lẻ, doanh thu chính là yếu tố sống còn. Quy chế lương cần được thiết kế để tối đa hóa động lực bán hàng, trong đó cơ chế lương thường có phần lương cứng thấp nhưng phần thưởng doanh số (Incentive) rất cao.

TẢI TẠI ĐÂY

Cụ thể, các quy định về hoa hồng bán hàng (Commission), thưởng đạt chỉ tiêu cửa hàng (Store target), thưởng tăng trưởng (Growth) cần được mô tả chi tiết, dễ hiểu để mọi nhân viên bán hàng đều có thể tự tính được thu nhập của mình. Sự minh bạch trong cơ chế lương chính là chìa khóa để giữ chân đội ngũ bán hàng.

Bộ mẫu quy chế lương theo bộ phận và chức năng

Để đảm bảo tính công bằng và hiệu quả, quy chế lương cần được thiết kế phân hóa cho từng nhóm chức năng chuyên biệt trong doanh nghiệp, tùy thuộc vào tính chất công việc và lợi ích mà mỗi bộ phận mang lại.

Mẫu quy chế lương cho bộ phận kinh doanh/sales

Bộ phận kinh doanh được ví như "đội quân tiền tuyến" của doanh nghiệp, cơ chế lương phải kích thích động lực mạnh mẽ. Cấu trúc lương thường bao gồm phần lương cứng thấp – chỉ đủ đảm bảo sinh hoạt cơ bản – kết hợp với hoa hồng cao, không giới hạn trần.

TẢI TẠI ĐÂY

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là quy chế phải quy định rõ thời điểm ghi nhận doanh số để tính lương: khi ký hợp đồng, khi xuất hóa đơn hay khi thu được tiền về? Việc làm rõ điều này giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp về thời điểm trả hoa hồng, đồng thời tạo sự minh bạch cho đội ngũ bán hàng.

Mẫu quy chế lương cho bộ phận hành chính – nhân sự – kế toán

Đây là khối hỗ trợ (Back-office), công việc mang tính ổn định và tuân thủ cao. Cấu trúc lương thường bao gồm lương cứng cạnh tranh kết hợp thưởng hiệu quả theo KPI.

TẢI TẠI ĐÂY

Các chỉ số KPI để tính thưởng cho khối này thường dựa trên chất lượng dịch vụ nội bộ (SLA), độ chính xác trong công việc, tính tuân thủ quy trình và mức độ tiết kiệm chi phí cho công ty. Đây là những tiêu chí đo lường được, giúp đánh giá khách quan hiệu suất của từng nhân viên trong khối hỗ trợ.

Mẫu quy chế lương cho bộ phận sản xuất

Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, thu nhập cần gắn chặt với kết quả đầu ra. Quy chế thường áp dụng cơ chế lương sản phẩm theo nguyên tắc "làm nhiều hưởng nhiều", tạo động lực trực tiếp cho người lao động.

TẢI TẠI ĐÂY

Tuy nhiên, bên cạnh việc khuyến khích năng suất, quy chế cũng cần có chế tài phạt rõ ràng đối với sản phẩm lỗi (Defect) để đảm bảo nhân viên không chạy theo số lượng mà bỏ qua chất lượng. Ngoài ra, các khoản phụ cấp chuyên cần cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì kỷ luật lao động tại nhà máy.

Bộ mẫu quy chế lương theo hình thức quản lý

Bên cạnh việc phân loại theo loại hình doanh nghiệp và bộ phận, doanh nghiệp còn có thể lựa chọn các phương pháp luận quản trị lương thưởng hiện đại để áp dụng vào việc xây dựng quy chế.

Mẫu quy chế lương thưởng theo KPI

Đây là mẫu quy chế phổ biến nhất hiện nay tại các doanh nghiệp Việt Nam. Thu nhập của nhân viên sẽ biến đổi (Variable Pay) theo tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu, với các mốc thưởng được quy định rõ ràng.

TẢI TẠI ĐÂY

Chẳng hạn, nhân viên đạt dưới 80% KPI sẽ không nhận thưởng; đạt 100% KPI nhận 100% thưởng; đạt 120% KPI nhận 150% thưởng. Cơ chế này tạo động lực phấn đấu mạnh mẽ, đồng thời loại bỏ tâm lý ỷ lại, trì trệ trong đội ngũ nhân sự.

Mẫu quy chế lương thưởng tổng hợp

Đây là mô hình tiên tiến nhất, kết hợp mô hình 3P toàn diện: trả lương theo vị trí (Position – P1), theo năng lực cá nhân (Person – P2) và theo thành tích công việc (Performance – P3).

TẢI TẠI ĐÂY

Mẫu quy chế này đảm bảo sự công bằng ở mức cao nhất – người ở vị trí quan trọng, có năng lực cao và làm việc hiệu quả sẽ có thu nhập cao nhất. Tuy nhiên, việc xây dựng và vận hành mẫu này đòi hỏi doanh nghiệp phải sở hữu hệ thống quản trị nhân sự bài bản, chuyên nghiệp, từ khâu đánh giá vị trí công việc đến hệ thống đo lường năng lực và theo dõi hiệu suất.