Tầm quan trọng của email phản hồi phỏng vấn
Thể hiện sự chuyên nghiệp: Email phản hồi chính là cách bạn gửi đi thông điệp đầu tiên về phong cách làm việc của mình. Một email phản hồi nhanh chóng, chỉn chu sẽ cho thấy bạn là người cẩn thận, có tổ chức và tôn trọng quy trình tuyển dụng. Đây là yếu tố mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn ở ứng viên tìm kiếm việc làm trên mạng.
Tạo ấn tượng đầu tiên: Email phản hồi là “hình ảnh” đầu tiên mà nhà tuyển dụng thấy ở bạn. Một email lịch sự, rõ ràng và thân thiện có thể khiến bạn nổi bật hơn so với các ứng viên khác.
Xác nhận sự quan tâm: Cách trả lời email cũng thể hiện mức độ bạn nghiêm túc với cơ hội việc làm. Nếu phản hồi đầy đủ và chân thành, bạn sẽ ghi điểm cao vì đã cho thấy mình quan tâm đến vị trí công việc cũng như tổ chức của nhà tuyển dụng.
Mẹo trả lời email phỏng vấn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
Phản hồi nhanh chóng
Một trong những nguyên tắc cơ bản là trả lời email nhanh chóng. Hãy cố gắng phản hồi trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được thư mời phỏng vấn. Điều này cho thấy bạn tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng và coi trọng lời mời từ họ. Nếu cần thời gian sắp xếp, hãy thông báo rằng bạn đã nhận được email và sẽ phản hồi cụ thể trong thời gian sớm nhất.
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp
Dù email chỉ là một phần nhỏ trong quy trình phỏng vấn nhưng cách viết của bạn sẽ phản ánh thái độ làm việc. Tránh sử dụng từ lóng hay ngôn ngữ thân mật quá mức. Thay vào đó, hãy viết bằng ngôn ngữ lịch sự, mạch lạc và đúng chính tả. Cách xưng hô cũng rất quan trọng. Nhớ sử dụng “Kính gửi” hoặc “Thân gửi” cùng với tên người nhận để thể hiện sự tôn trọng.
Cá nhân hóa nội dung
Tránh gửi những mẫu email phản hồi quá chung chung. Thay vào đó, hãy viết nội dung cá nhân hóa theo từng tình huống cụ thể và viết tên nhà tuyển dụng, thời gian, vị trí công việc nhằm cho thấy bạn rất hào hứng và mong chờ buổi phỏng vấn này.
Đính kèm và thông tin bổ sung
Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bất kỳ tài liệu hoặc thông tin bổ sung nào, chẳng hạn như portfolio, mẫu bài viết hoặc tài liệu tham khảo, hãy đảm bảo rằng bạn đính kèm chúng dưới dạng tệp đính kèm trong email của mình.
Yêu cầu làm rõ (nếu cần)
Nếu email phỏng vấn xin việc thiếu thông tin chi tiết cụ thể như hình thức phỏng vấn (trực tiếp, trực tuyến hoặc qua điện thoại), địa điểm (nếu có) hoặc bất kỳ sự chuẩn bị nào bạn cần thực hiện trước, đừng ngần ngại làm rõ. Tốt hơn hết là giải quyết mọi sự không chắc chắn ngay từ đầu để tránh nhầm lẫn sau này.
Cấu trúc email phản hồi phỏng vấn
Một email phản hồi phỏng vấn cần được viết một cách chỉn chu và tuân theo một cấu trúc rõ ràng. Dưới đây là các phần cơ bản giúp bạn xây dựng một email hoàn chỉnh, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Tiêu đề email
Tiêu đề email phải ngắn gọn, đủ thông tin và trực tiếp để nhà tuyển dụng nhanh chóng nhận diện nội dung. Một tiêu đề rõ ràng sẽ giúp email của bạn không bị bỏ sót giữa hàng loạt thư đến khác. Ví dụ: “Xác nhận tham gia phỏng vấn - Nguyễn Thị B - Vị trí Nhân viên Hành chính”
Lời chào
Mở đầu email bằng lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Nếu bạn biết rõ tên người liên hệ, hãy xưng hô trực tiếp như:
● Kính gửi Anh/Chị [Tên đầy đủ của người nhận],
Trong trường hợp không biết cụ thể tên, bạn có thể sử dụng:
● Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng của Công ty [Tên công ty],
Đoạn mở đầu
Hãy bắt đầu bằng cách bày tỏ sự biết ơn vì được nhà tuyển dụng mời tham gia phỏng vấn. Đây là cách để thể hiện bạn đánh giá cao cơ hội này. Ví dụ:
“Em rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn từ Anh/Chị cho vị trí [Tên vị trí]. Xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của em.”
Nội dung chính
Trong phần này, hãy xác nhận thời gian, địa điểm phỏng vấn hoặc đường dẫn tham gia nếu buổi phỏng vấn diễn ra trực tuyến. Nếu bạn không thể tham gia đúng thời gian được đề xuất, hãy đề nghị lịch trình thay thế một cách lịch sự. Ví dụ:
● Em xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc [Thời gian cụ thể], tại địa điểm [Địa điểm]. Nếu cần thêm thông tin chuẩn bị, xin vui lòng cho em biết.
Hoặc:
● Em rất tiếc vì không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian được đề xuất. Rất mong Anh/Chị có thể sắp xếp một thời gian khác phù hợp hơn, chẳng hạn vào [Ngày và giờ cụ thể].
Kết thúc
Kết thúc email bằng một lời cảm ơn chân thành và bày tỏ sự mong đợi được gặp nhà tuyển dụng. Điều này giúp email của bạn trở nên thân thiện và để lại ấn tượng tích cực. Ví dụ:
● Em rất mong chờ buổi phỏng vấn sắp tới để trao đổi thêm về vị trí này. Xin chân thành cảm ơn và chúc Anh/Chị một ngày làm việc hiệu quả.
Ký tên
Cuối email, bạn nên ghi rõ họ tên đầy đủ và cung cấp thông tin liên hệ như số điện thoại hoặc email cá nhân để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc khi cần thiết.
● Trân trọng,
● Nguyễn Thị B
● Số điện thoại:
● Email:
Trả lời email phỏng vấn là cơ hội để bạn thể hiện không chỉ sự chuyên nghiệp mà còn thái độ chân thành và nhiệt huyết. Bằng cách làm tốt các gợi ý trên đây, bạn có thể tạo ra một phản hồi chuyên nghiệp và lịch sự thể hiện sự nhiệt tình, tính chuyên nghiệp và sự phù hợp của bạn với vị trí này đồng thời có vị thế tốt để vượt qua cuộc phỏng vấn xin việc sắp tới.