Phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign: Hướng về một “văn phòng không giấy”

AMIS WeSign là sản phẩm của Công ty Cổ Phần MISA, đơn vị nổi tiếng trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm quản trị doanh nghiệp cho hơn 170.000 doanh nghiệp toàn quốc. Đây cũng là sản phẩm phần mềm hợp đồng điện tử vừa đạt giải thưởng Sao Khuê 2022.

Từ việc hiểu rõ xu hướng công nghệ số, mối bận tâm của doanh nghiệp và tuân thủ Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác, AMIS WeSign là một trong những phần mềm hợp đồng điện tử chuyên nghiệp - bảo mật - tiện ích, mang đến cho doanh nghiệp 3 lợi ích nổi bật sau đây:

Giảm đến 85% chi phí cho việc in ấn, chuyển phát, lưu trữ hợp đồng

Là một trong những đơn vị tiên phong đi đầu trong giải pháp số hóa hợp đồng và tài liệu, phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign của MISA đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, bảo mật thông tin gồm ISO 9001:2015 và ISO 2700:2013.

Khi triển khai sử dụng AMIS WeSign, lợi ích đầu tiên mà doanh nghiệp có được là cắt giảm đến 85% chi phí cho việc in ấn, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ hợp đồng so với các phương pháp ký kết hợp đồng giấy truyền thống. Chi phí được cắt giảm đồng nghĩa với việc lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ tăng lên.

Tiết kiệm 90% thời gian hoàn tất ký kết hợp đồng

Với phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign, mọi thao tác tạo lập, phê duyệt, ký kết, gửi hợp đồng đến khách hàng hay đối tác đều được thực hiện qua Internet một cách nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi, ký trên mọi thiết bị: điện thoại, máy tính bảng, laptop... giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% thời gian của quy trình hoàn tất hợp đồng.

Bên cạnh đó, với tính năng ký đồng loạt nhiều hợp đồng cùng lúc sẽ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình ký hợp đồng, ký kết kịp thời, hoàn thành đúng tiến độ công việc.

Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu lịch sử ký kết hợp đồng

Hiện nay, có một thực trạng là bình quân doanh nghiệp mất đến 40% thời gian để tìm kiếm thông tin mình đã tạo ra. Có nghĩa trong 8 tiếng làm việc hàng ngày, mỗi nhân viên phải mất đến khoảng 3 tiếng để đi tìm một thông tin đã có sẵn của công ty. Điều này gây nên sự ảnh hưởng rất lớn về thời gian, công sức cũng như hiệu quả công việc.

Để khắc phục tình trạng này, thông qua việc ký hợp đồng điện tử bằng AMIS WeSign, toàn bộ các văn bản, hợp đồng giấy truyền thống sẽ được chuẩn hóa, lưu trữ đồng bộ, thống nhất trong cơ sở dữ liệu tập trung, được đảm bảo an toàn, bảo mật, thông qua quá trình số hóa - chuyển thành dữ liệu điện tử. Nhờ vậy, trong trường hợp cần thiết, người dùng có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu lịch sử ký kết.

Ngoài ra, AMIS WeSign còn có thể dễ dàng kết nối, tích hợp với các phần mềm CRM, HSM, kế toán... cùng các hệ thống ERP (phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) khác thông qua các API (kết nối liên thông)… Như vậy, sự ra đời của phần mềm AMIS WeSign không chỉ góp phần tăng tính đa dạng cho các giải pháp số hóa tài liệu mà còn giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng theo tiến trình chuyển đổi số quốc gia “50% doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử trong năm 2022”.

Việc chuyển đổi từ làm việc trên hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử không chỉ đơn thuần thay đổi về mặt kỹ thuật mà còn là quá trình thay đổi thói quen và phương thức làm việc. Doanh nghiệp cần có sự “bình tĩnh” nhất định. Thay vì thay đổi ồ ạt, nhanh chóng, chủ doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng và mục tiêu cho những sự thay đổi này. Để đồng hành cùng doanh nghiệp, MISA cam kết hỗ trợ chuyển đổi hợp đồng điện tử với thủ tục nhanh chóng và đơn giản, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay sau khi triển khai.

Trong thời gian đầu, MISA sẽ có nhiều chương trình ưu đãi cực lớn cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm.