Những lợi thế cốt lõi của quản lý nơi làm việc trong không gian làm việc chung
Khác với văn phòng truyền thống – nơi doanh nghiệp phải tự xây dựng, bảo trì hệ thống điện, mạng, bàn ghế, máy in, lễ tân... – các không gian Coworking đều được thiết kế sẵn hạ tầng đồng bộ và chuyên nghiệp. Điều này giúp người quản lý nơi làm việc (workplace management) không phải lo “trăm thứ việc” như khi điều hành một văn phòng riêng.
Phần lớn các Coworking Space hiện nay đều tích hợp hệ thống quản lý thông minh: từ kiểm soát ra vào bằng app, đăng ký phòng họp, quản lý chỗ ngồi đến thanh toán và báo cáo. Người dùng và người quản lý có thể dễ dàng giám sát hoạt động trong thời gian thực, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và nhân sự quản lý.
Coworking Space cho phép mở rộng hoặc thu hẹp chỗ ngồi linh hoạt theo nhu cầu. Người quản lý không cần lo tính toán diện tích dư thừa hay thiếu hụt mỗi khi có biến động về nhân sự. Đây là lợi thế lớn so với văn phòng truyền thống vốn thường ràng buộc bởi hợp đồng thuê dài hạn và không gian cố định. Từ lễ tân, dọn dẹp, bảo trì kỹ thuật đến hỗ trợ tổ chức sự kiện, các Coworking Space đều có đội ngũ chuyên trách. Người quản lý không cần trực tiếp điều hành từng bộ phận nhỏ như khi tự thuê văn phòng – điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức vận hành.
Không gian làm việc chung thường tích hợp công nghệ quản lý hiện đại, đồng thời mang lại cơ hội kết nối cộng đồng giữa các cá nhân, startup và doanh nghiệp khác. Điều này không chỉ thúc đẩy tăng hiệu suất công việc, mà còn giảm áp lực quản lý nội bộ, nhờ vào các hoạt động gắn kết và hỗ trợ lẫn nhau trong cộng đồng coworking.
Một số yếu tố cần lưu ý khi thuê không gian làm việc chung
Không gian làm việc chung nổi trội trong việc đơn giản hóa việc quản lý nơi làm việc. Chúng cung cấp nhiều lợi thế hơn so với các văn phòng truyền thống. Mặc dù có nhiều điểm mạnh, không gian làm việc chung vẫn có một số hạn chế mà các doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng. Theo đó, không gian làm việc chung thường cung cấp thiết lập chuẩn hóa. Điều này hạn chế khả năng tùy chỉnh môi trường của công ty để phản ánh bản sắc thương hiệu của mình. Các yếu tố như trang trí tùy chỉnh, biển báo hoặc bố cục văn phòng độc đáo khó triển khai hơn. Ngược lại, văn phòng truyền thống cho phép kiểm soát hoàn toàn tính thẩm mỹ và chức năng. Điều này có thể rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn gây ấn tượng với khách hàng bằng không gian mang thương hiệu.
Bản chất chung của không gian làm việc chung có thể dẫn đến mức độ tiếng ồn cao hơn. Các cuộc trò chuyện, giao thông đi bộ và các tiện nghi chung có thể làm mất tập trung. Các văn phòng truyền thống, với không gian riêng, thường mang lại bầu không khí yên tĩnh hơn.
Không phải mọi doanh nghiệp đều phát triển mạnh trong môi trường Coworking. Các công ty khởi nghiệp sáng tạo và người làm việc tự do thường được hưởng lợi từ bầu không khí năng động. Một số công ty yêu cầu tính bảo mật nghiêm ngặt có thể gặp khó khăn. Các văn phòng truyền thống đáp ứng tốt hơn các nhu cầu chuyên biệt này.
Tuy nhiên, các công ty có thể giảm thiểu thách thức bằng cách lựa chọn không gian làm việc chung có các dịch vụ phù hợp, đảm bảo phù hợp với mục tiêu hoạt động của mình.
The Sentry là một trong những không gian làm việc chung (Coworking Space) hiện đại và năng động tại TP.HCM, với ba cơ sở nổi bật: The Sentry C, The Sentry Z và The Sentry P. Mỗi cơ sở đều mang đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi và đầy đủ dịch vụ, phù hợp với nhu cầu của các cá nhân, doanh nghiệp và startup.