Việc gửi và nhận các loại văn bản, giấy mời qua hệ thống thư điện tử đã hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, chậm trễ và tiết kiệm thời gian cho nhân viên văn phòng.
Chánh Văn phòng Thành ủy Nguyễn Đức Danh, cho biết: “Thực hiện chỉ đạo của Thường trực Thành ủy, từ 20/3/2017, chúng tôi đã thực hiện việc gửi giấy mời bằng hệ thống thư điện tử và tin nhắn SMS Brand Name. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng trực thuộc đều đã chấp hành tốt. Đến nay, đã có hàng nghìn văn bản và giấy mời được gửi, nhận qua hệ thống này. Bước cải cách hành chính này đã góp phần nâng cao chất lượng giải quyết công việc cũng như hỗ trợ đắc lực cho công tác chỉ đạo, điều hành ở Thành ủy Hà Tĩnh”.
Khai thác hệ thống thư điện tử, thời gian qua, thông qua 2 địa chỉ mail.hatinh.dcs.vn (hệ thống thư điện tử của các cơ quan đảng Hà Tĩnh) và guinhanhvb.hatinh.gov.vn (chương trình gửi nhận văn bản của UBND tỉnh), Văn phòng Thành ủy cùng các cơ quan, đơn vị, các tổ chức đảng trực thuộc đã phối hợp thực hiện tốt việc gửi và nhận các loại văn bản, giấy mời. Theo đó, các cơ quan, đơn vị, tổ chức Đảng trực thuộc cũng phân công cán bộ thường xuyên truy cập các hộp thư điện tử đã được lập riêng cho đơn vị để xử lý thông tin phục vụ công việc như: In giấy mời cho lãnh đạo, lưu văn bản vào dữ liệu máy tính của đơn vị để quản lý, phục vụ công việc.
Ngoài hệ thống thư điện tử, nhằm tăng cường hiệu quả công việc, Thành ủy cũng thành lập tài khoản THANHUY HT để gửi tin nhắn (SMS) thông báo cụ thể số giấy mời, thời gian, địa điểm các cuộc họp tới các tổ chức, cá nhân được mời họp. Chị Trần Thị Thúy – nhân viên Văn phòng Thành ủy cho biết: “Tôi là người phụ trách việc gửi và nhận các loại văn bản, giấy mời giữa Thành ủy và các cơ quan, đơn vị, các tổ chức đảng trực thuộc. Trước đây, việc này mất khá nhiều thời gian và tiềm ẩn nguy cơ thất lạc. Hiện nay, với việc ứng dụng CNTT, thủ tục này đã được tối giản các công đoạn, hơn nữa còn tránh việc thất lạc và giúp người gửi, người nhận dễ truy xuất nguồn gốc khi cần. Ngoài ra, hệ thống tin nhắn SMS Brand Name do tôi phụ trách cũng hỗ trợ rất nhiều trong việc chuyển, nhận thông tin từ cơ sở, nhất là trong các thông báo họp, thông báo khẩn”.
Được biết, thời gian qua, Thành ủy Hà Tĩnh cũng đã khai thác dịch vụ tin nhắn SMS Brand Name trong điều hành, chỉ đạo. SMS Brand Name từ Thành ủy được gửi tới các tổ chức, cá nhân trong hệ thống chính trị thành phố để thông báo các cuộc họp đột xuất, điều chỉnh thời gian họp, yêu cầu báo cáo đột xuất, chỉ đạo đột xuất của Thường trực, Ban Thường vụ Thành ủy, đôn đốc công việc… Thực hiện việc này, các tổ chức, cá nhân phải thường xuyên mở điện thoại và cập nhật thông tin từ tài khoản THANHUY HT để thực hiện các phần việc được giao.
Nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính, Thành ủy cũng đã mở nhiều lớp tập huấn, hướng dẫn khai thác, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo phần mềm “Quản lý văn bản và hồ sơ công việc” của Đảng bộ tỉnh đối với toàn thể cán bộ lãnh đạo, chuyên viên của các ban đảng; hướng dẫn cách sử dụng phần mềm “gửi, nhận văn bản” đối với các đảng ủy, chi ủy trực thuộc. Thành ủy cũng chỉ đạo các cơ quan đảng từ thành phố đến cơ sở phải thống nhất xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT.
