Tìm hiểu quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp của HCMC Events

Quy trình tổ chức khép kín và chuyên nghiệp là bí quyết làm nên thành công cho các buổi hội nghị khách hàng được thực hiện bởi HCMC Events.

Tùy theo mục đích và quy mô mà nội dung chương trình sẽ được thiết kế đơn giản hay cầu kỳ. Về cơ bản, kết cấu chung của một buổi hội nghị khách hàng chuyên nghiệp phải bao gồm việc đón khách, ban lãnh đạo phát biểu, dùng tiệc và các tiết mục giải trí…

Tự hào có hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện nói chung và mảng hội nghị khách hàng nói riêng, HCMC Events là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp nhờ mô hình làm việc khoa học và chỉn chu. Quy trình dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng của HCMC Events được mô tả trực quan thông qua 5 giai đoạn:

Tiếp nhận yêu cầu và gặp mặt trực tiếp với khách hàng để thu thập thông tin

Không chỉ riêng hội nghị khách hàng mà hầu hết các sự kiện được HCMC Events thực hiện đều bắt đầu bằng một buổi gặp gỡ trực tiếp với khách hàng. Mục đích của việc gặp mặt là để trao đổi trực tiếp và thống nhất các thông tin đầu vào như thời gian, số lượng, đối tượng tham dự, mục đích tổ chức, ngân sách sự kiện,... Đây là cơ sở để team ý tưởng của HCMC Events xây dựng được kế hoạch chương trình đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

hội nghị khách hàng 1.jpg
HCMC Events là đơn vị chuyên tổ chức hội nghị khách hàng đẳng cấp quốc tế.

Khảo sát và tư vấn địa điểm, thời gian thuận tiện

Không gian và thời gian là hai yếu tố quan trọng hàng đầu trong quy trình tổ chức:

Về không gian: HCMC Events khuyến khích khách hàng lựa chọn những khu vực có diện tích đủ rộng để phù hợp với số lượng người tham dự. Bên cạnh đó, HCMC Events cũng đưa ra những gợi ý thuận tiện cho việc di chuyển, đỗ hoặc đón xe.

Về thời gian: Tùy theo mục đích của buổi hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp có thể chọn tổ chức vào cuối năm hay trước thềm ra mắt sản phẩm mới,... Bên cạnh đó, những ngày cuối tuần cũng là lựa chọn thích hợp, vì đây là lúc khách mời được nghỉ nên dễ dàng sắp xếp thời gian để tham dự hơn.

Nộp hồ sơ, xin cấp phép tổ chức chương trình

Pháp luật Việt Nam hiện hành đã quy định rõ: Để tổ chức hội nghị, các đơn vị thực hiện phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền (thường là Sở Văn hóa - Thể thao - Du lịch, hoặc cơ quan địa phương) thể hiện bằng văn bản. Là đơn vị đứng sau hàng trăm sự kiện lớn nhỏ tại miền Nam, HCMC Events có đầy đủ kinh nghiệm và tư cách pháp lý để nộp hồ sơ xin tổ chức, đảm bảo đầy đủ thủ tục để chương trình diễn ra thành công.

hội nghị khách hàng 2.jpg
Các chương trình được HCMC Events đều đảm bảo đầy đủ thủ tục theo quy định.

Xây dựng kịch bản nội dung chi tiết

Kịch bản là nội dung của toàn bộ chương trình hội nghị khách hàng. Trải qua nhiều sự kiện thực tế, HCMC Events hiểu được rằng kịch bản càng chi tiết thì càng tăng tỷ lệ thành công cho chương trình. Kịch bản được HCMC Events xây dựng thường thể hiện rõ các hạng mục công việc, phân công nhân sự, thời gian cụ thể và phương án giải quyết rủi ro,... Cụ thể:

Đón khách: Đây là bước đầu tiên để xây dựng ấn tượng đẹp trong lòng đại biểu, khách mời. HCMC Events cung cấp đội ngũ lễ tân chuyên thực hiện các nghi thức chào đón, hỗ trợ check-in, cài hoa và hướng dẫn khách vào đúng vị trí được sắp xếp.

Ổn định chỗ ngồi: Đội lễ tân cùng với các bộ phận nhân sự khác tiến hành chuẩn bị và kiểm tra lần cuối trước khi khai mạc chương trình.

Tiết mục mở màn: Những tiết mục văn nghệ mở đầu hấp dẫn không chỉ thu hút sự chú ý từ tất cả khách mời mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp từ ban tổ chức và doanh nghiệp. Một số ý tưởng thú vị thường được trình diễn như nhảy hiện đại, ca hát, nhảy led dance, múa bóng, múa đương đại,...

Khai mạc chương trình: MC nêu lý do và tuyên bố khai mạc buổi hội nghị.

Trình chiếu video giới thiệu về công ty: Chuẩn bị một video ngắn giới thiệu tổng quát về chặng đường phát triển và những thành tựu mà công ty đạt được là điều nên có quá trình tổ chức hội nghị khách hàng.

Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu: Hơn ai hết, người đứng đầu là người nắm rõ tình hình tổng quan của công ty đồng thời có đủ sự uy tín để tổng kết và đưa ra những định hướng phát triển trong tương lai. Bài phát biểu cho người đại diện cần thể hiện được sự dứt khoát, rõ ràng và mạch lạc, nếu có thêm các con số cụ thể để dẫn chứng thì sẽ càng thuyết phục hơn.

Dùng tiệc - Minigame - Giao lưu văn nghệ: Sau khi đại diện công ty phát biểu xong, nhà hàng sẽ lần lượt dọn món ăn ra bàn. Đây là thời khắc để khách mời ăn uống và giao lưu, trò chuyện, chia sẻ thân mật với nhau.

Bế mạc chương trình và tiễn khách: Kết thúc phần giao lưu, MC sẽ là người tuyên bố bế mạc chương trình và gửi lời cảm ơn tới các quý khách hàng đã dành thời gian tham dự. Kế đến, đội lễ tân sẽ mời khách đến khu backdrop để chụp hình, nhận quà cảm ơn và tiễn khách ra về.

hội nghị khách hàng 3.jpg
Xây dựng kịch bản chi tiết là bí quyết làm nên thành công cho các chương trình của HCMC Events

Dàn dựng chương trình

Một sự kiện không thể thành công nếu tất cả chỉ nằm trên kế hoạch và ý tưởng. Để đảm bảo chương trình diễn ra đúng mục tiêu đề ra, HCMC Events luôn tập trung tất cả các nguồn lực để dàn dựng không gian, sân khấu, bố trí âm thanh - ánh sáng,... sao cho khách hàng ưng ý nhất. Bên cạnh đó, trong suốt sự kiện, HCMC Events đảm bảo sẽ luôn có nhân sự quản lý giám sát chính. Đây là người sẽ chịu trách nhiệm theo dõi diễn biến chương trình, điều phối các bộ phận và xử lý nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh đột xuất.

hội nghị khách hàng 4.jpg
Hệ thống thiết bị hiện đại và kỹ thuật viên chuyên nghiệp được cung cấp bởi HCMC Events

Kết thúc sự kiện và chăm sóc khách hàng

Sau khi sự kiện kết thúc, HCMC Events vẫn tiếp tục thực hiện công việc chăm sóc khách hàng để lắng nghe những góp ý và phản hồi về dịch vụ, phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu để ngày càng hoàn thiện hơn. Đây cũng là bí quyết làm nên danh tiếng của thương hiệu HCMC Events trong ngành sự kiện trong suốt thời gian qua.

hội nghị khách hàng 5.jpg
HCMC Events luôn sẵn sàng lắng nghe những phản hồi từ khách hàng để cải thiện dịch vụ mỗi ngày

Là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, HCMC Events cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng và đáng nhớ nhất. HCMC Events luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp, cơ quan, ban ngành, đoàn thể,... để tạo nên những buổi hội nghị khách hàng đẳng cấp quốc tế. Để được tư vấn dịch vụ chi tiết, liên hệ HCMC Events để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!

Thông tin liên hệ Công ty Tổ chức sự kiện HCMC Events

Tel: 0989.496.239 - 0913.311.911 - 0913.199 866

Website: https://hcmcevents.com

Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, phường Quốc Tử Giám, quận Đống Đa, Hà Nội

Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, phường 7, quận Phú Nhuận, thành phố HCM.

Đọc thêm

Mã QR biến lịch tết thành cổng thông tin tương tác

Mã QR biến lịch tết thành cổng thông tin tương tác

Trong bối cảnh hiện tại, yêu cầu đối với một ấn phẩm lịch Tết không chỉ dừng lại ở thiết kế đẹp mắt. Khách hàng và đối tác ngày nay mong đợi sự kết nối, tiện lợi và những trải nghiệm giá trị từ món quà thương hiệu. Đây chính là lúc công nghệ mã QR phát huy sức mạnh, giúp biến một ấn phẩm tĩnh thành một công cụ marketing động, linh hoạt và có khả năng đo lường hiệu quả.
Hướng dẫn cách thi công kho lạnh Bình Dương

Hướng dẫn cách thi công kho lạnh Bình Dương

Khi bạn cần tìm hiểu về cách thi công kho lạnh, việc nắm rõ quy trình thực hiện là điều vô cùng quan trọng. Một quy trình thi công kho lạnh bài bản không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn đảm bảo chất lượng và hiệu quả của hệ thống kho lạnh. Chi tiết quá trình thi công sẽ được Thịnh Vượng Group bật mí qua bài viết dưới đây.
Bỏ túi 7 quán mì Quảng, tôm tít Đà Nẵng ngon chuẩn vị, ăn một lần nhớ cả đời

Bỏ túi 7 quán mì Quảng, tôm tít Đà Nẵng ngon chuẩn vị, ăn một lần nhớ cả đời

Không quá phổ biến như mì Quảng gà, mì Quảng sườn, nhưng mì Quảng tôm tít lại đang dần chiếm trọn cảm tình của các tín đồ ẩm thực tại Đà Nẵng. Tôm tít – loại hải sản đặc trưng của vùng biển miền Trung – khi kết hợp với sợi mì vàng, nước lèo đậm đà và rau sống giòn tươi đã tạo nên một phiên bản mì Quảng vừa lạ miệng vừa hấp dẫn khó cưỡng.
Chất liệu bệ ngồi bồn cầu nào kháng khuẩn, an toàn cho người dùng?

Chất liệu bệ ngồi bồn cầu nào kháng khuẩn, an toàn cho người dùng?

Bệ ngồi bồn cầu là nơi da chúng ta tiếp xúc trực tiếp khi đi vệ sinh nên chất liệu bệ ngồi bền, kháng khuẩn, không gây rít da là rất quan trọng. Trước sự đa dạng của các loại bệ bồn cầu trên thị trường, người tiêu dùng cần hiểu rõ ưu, nhược điểm của từng chất liệu để đưa ra lựa chọn phù hợp.
Người con Hà Tĩnh lập nghiệp "xanh" trên vùng đất Tây Nguyên

Người con Hà Tĩnh lập nghiệp "xanh" trên vùng đất Tây Nguyên

Lập nghiệp trên cao nguyên đầy nắng gió (tỉnh Đắk Nông cũ), có một người trẻ đã âm thầm “gieo hạt” tri thức và công nghệ vào từng mảnh vườn, rẫy, với khát vọng nâng tầm giá trị nông sản và đồng hành cùng bà con nông dân, đó là Nguyễn Huy Hoàng, người con quê ở Hà Tĩnh, nhà sáng lập Hoàng Phát Nông nghiệp Xanh.
Gia Hưng Phát: Đối tác cung cấp khớp nối trục uy tín

Gia Hưng Phát: Đối tác cung cấp khớp nối trục uy tín

Khớp nối trục đóng vai trò vô cùng quan trọng, là cầu nối truyền động giữa các bộ phận máy móc, đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty Gia Hưng Phát tự hào là nhà phân phối hàng đầu các loại khớp nối trục chất lượng cao từ những thương hiệu uy tín trên thế giới, đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng trong nhiều lĩnh vực công nghiệp khác nhau.
Hệ thống CRM: Bí quyết quản lý bán hàng hiệu quả, giữ chân khách hàng dài lâu

Hệ thống CRM: Bí quyết quản lý bán hàng hiệu quả, giữ chân khách hàng dài lâu

Trong bối cảnh thị trường đầy biến động, việc tối ưu quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng trở thành ưu tiên hàng đầu để doanh nghiệp phát triển bền vững. Thế nhưng, không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang gặp khó khăn khi dữ liệu khách hàng phân tán, quy trình làm việc rời rạc, thiếu công cụ hỗ trợ.
Tăng tốc trang web - khám phá bí quyết ổn định với Bizfly CDN

Tăng tốc trang web - khám phá bí quyết ổn định với Bizfly CDN

Trong kỷ nguyên số hiện nay, tốc độ tải trang web không chỉ đơn thuần là yếu tố cạnh tranh mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người dùng, doanh thu và uy tín thương hiệu. Một website chậm chạp, thiếu ổn định dù có nội dung hấp dẫn cũng khó giữ chân khách hàng và gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
SONGANHCLEAN - dịch vụ cắt tỉa cây xanh Hà Nội chuyên nghiệp

SONGANHCLEAN - dịch vụ cắt tỉa cây xanh Hà Nội chuyên nghiệp

Trong quá trình đô thị hóa, cây xanh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng môi trường sống trong lành. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và mỹ quan, việc cắt tỉa cây xanh định kỳ là rất cần thiết. Tại Hà Nội, SONGANHCLEAN Hotline: 0928179719 là đơn vị cắt tỉa cành cây uy tín được nhiều khách hàng tin chọn nhờ chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp.
TT Avio - dự án căn chuẩn Nhật Bản, đa phong cách

TT Avio - dự án căn chuẩn Nhật Bản, đa phong cách

TT Avio được biết đến là một dự án đón đầu xu hướng nhà ở tân tiến với phong cách sống hiện đại. Với TT Avio, cư dân sẽ được trải nghiệm một môi trường sống, đẳng cấp, chuẩn kiến trúc “Nhật Bản” giữa lòng Bình Dương sôi động. Sự hòa quyện giữa truyền thống và hiện đại, TT Avio không chỉ mang đến không gian sống lý tưởng mà còn là cơ hội sinh lời bất động sản hấp dẫn.
Sơn sửa nhà tiêu chuẩn “Thợ Việt” tại Bình Dương

Sơn sửa nhà tiêu chuẩn “Thợ Việt” tại Bình Dương

Tại Bình Dương, cùng với nhu cầu nâng cao chất lượng sống, nhiều gia đình đang gấp rút lên kế hoạch cải tạo không gian sống, từ những sửa chữa nhỏ đến nâng cấp toàn diện, tạo nên một "làn sóng" làm mới nhà cửa lan rộng.
Farello - thương hiệu kính mắt Hà Nội khiến giới trẻ mê mẩn

Farello - thương hiệu kính mắt Hà Nội khiến giới trẻ mê mẩn

Trong làn sóng startup sáng tạo của Hà Nội, kính mắt Hà Nội đã có thêm một cái tên mới được giới trẻ quan tâm đặc biệt chính là Farello. Với 13 cửa hàng trải khắp các quận trung tâm và hàng nghìn khách hàng trẻ tuổi, thương hiệu này đang tạo nên cơn sốt trong cộng đồng những người yêu thích phong cách thời trang hiện đại. Điều gì đã khiến Farello trở thành hiện tượng thu hút sự chú ý của giới trẻ Hà Nội?
Vinhomes Cần Giờ - biểu tượng mới của đô thị ven biển tại Việt Nam

Vinhomes Cần Giờ - biểu tượng mới của đô thị ven biển tại Việt Nam

Giữa làn sóng đô thị hóa ven biển đang phát triển mạnh mẽ, Vinhomes Cần Giờ nổi lên như một biểu tượng mới của xu hướng sống xanh, nghỉ dưỡng đẳng cấp gắn liền với thiên nhiên. Đây không chỉ là một siêu dự án đô thị – nghỉ dưỡng mà còn là bước đột phá chiến lược nhằm kiến tạo một diện mới ngay tại cửa ngõ TP.HCM, Việt Nam.
The Solia - dự án khu đô thị ánh sáng đắt giá

The Solia - dự án khu đô thị ánh sáng đắt giá

Trong bối cảnh đô thị hóa diễn ra mạnh mẽ và nhu cầu về một không gian sống đẳng cấp ngày càng gia tăng, The Solia xuất hiện như một biểu tượng mới của cuộc sống hiện đại, tiện nghi và bền vững. Không đơn thuần là một khu căn hộ, The Solia là nơi kiến tạo phong cách sống thời thượng, nơi cư dân được tận hưởng trọn vẹn giá trị sống an cư và đầu tư sinh lời vững chắc.
Dự án A&T Saigon Riverside - căn hộ cao cấp ven sông Sài Gòn

Dự án A&T Saigon Riverside - căn hộ cao cấp ven sông Sài Gòn

Trong nhịp sống sôi động của đô thị hiện đại, nhu cầu tìm về một không gian sống xanh, thoáng đãng và tiện nghi ngày càng trở thành xu hướng. A&T Saigon Riverside chính là lựa chọn lý tưởng cho những ai đang tìm kiếm một nơi an cư đẳng cấp – nơi thiên nhiên giao hòa cùng nhịp sống năng động, mang đến chuẩn sống mới ngay bên dòng sông Sài Gòn.
Có nên mua Blanca City năm 2025? Góc nhìn từ chuyên gia

Có nên mua Blanca City năm 2025? Góc nhìn từ chuyên gia

Blanca City không chỉ là một đại đô thị biển mới tại Vũng Tàu, mà còn là tâm điểm của làn sóng đầu tư đang dịch chuyển về các đô thị nghỉ dưỡng có quy hoạch bài bản và tiện ích cao cấp.