Tùy theo mục đích và quy mô mà nội dung chương trình sẽ được thiết kế đơn giản hay cầu kỳ. Về cơ bản, kết cấu chung của một buổi hội nghị khách hàng chuyên nghiệp phải bao gồm việc đón khách, ban lãnh đạo phát biểu, dùng tiệc và các tiết mục giải trí…
Tự hào có hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện nói chung và mảng hội nghị khách hàng nói riêng, HCMC Events là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp nhờ mô hình làm việc khoa học và chỉn chu. Quy trình dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng của HCMC Events được mô tả trực quan thông qua 5 giai đoạn:
Tiếp nhận yêu cầu và gặp mặt trực tiếp với khách hàng để thu thập thông tin
Không chỉ riêng hội nghị khách hàng mà hầu hết các sự kiện được HCMC Events thực hiện đều bắt đầu bằng một buổi gặp gỡ trực tiếp với khách hàng. Mục đích của việc gặp mặt là để trao đổi trực tiếp và thống nhất các thông tin đầu vào như thời gian, số lượng, đối tượng tham dự, mục đích tổ chức, ngân sách sự kiện,... Đây là cơ sở để team ý tưởng của HCMC Events xây dựng được kế hoạch chương trình đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Khảo sát và tư vấn địa điểm, thời gian thuận tiện
Không gian và thời gian là hai yếu tố quan trọng hàng đầu trong quy trình tổ chức:
Về không gian: HCMC Events khuyến khích khách hàng lựa chọn những khu vực có diện tích đủ rộng để phù hợp với số lượng người tham dự. Bên cạnh đó, HCMC Events cũng đưa ra những gợi ý thuận tiện cho việc di chuyển, đỗ hoặc đón xe.
Về thời gian: Tùy theo mục đích của buổi hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp có thể chọn tổ chức vào cuối năm hay trước thềm ra mắt sản phẩm mới,... Bên cạnh đó, những ngày cuối tuần cũng là lựa chọn thích hợp, vì đây là lúc khách mời được nghỉ nên dễ dàng sắp xếp thời gian để tham dự hơn.
Nộp hồ sơ, xin cấp phép tổ chức chương trình
Pháp luật Việt Nam hiện hành đã quy định rõ: Để tổ chức hội nghị, các đơn vị thực hiện phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền (thường là Sở Văn hóa - Thể thao - Du lịch, hoặc cơ quan địa phương) thể hiện bằng văn bản. Là đơn vị đứng sau hàng trăm sự kiện lớn nhỏ tại miền Nam, HCMC Events có đầy đủ kinh nghiệm và tư cách pháp lý để nộp hồ sơ xin tổ chức, đảm bảo đầy đủ thủ tục để chương trình diễn ra thành công.
Xây dựng kịch bản nội dung chi tiết
Kịch bản là nội dung của toàn bộ chương trình hội nghị khách hàng. Trải qua nhiều sự kiện thực tế, HCMC Events hiểu được rằng kịch bản càng chi tiết thì càng tăng tỷ lệ thành công cho chương trình. Kịch bản được HCMC Events xây dựng thường thể hiện rõ các hạng mục công việc, phân công nhân sự, thời gian cụ thể và phương án giải quyết rủi ro,... Cụ thể:
● Đón khách: Đây là bước đầu tiên để xây dựng ấn tượng đẹp trong lòng đại biểu, khách mời. HCMC Events cung cấp đội ngũ lễ tân chuyên thực hiện các nghi thức chào đón, hỗ trợ check-in, cài hoa và hướng dẫn khách vào đúng vị trí được sắp xếp.
● Ổn định chỗ ngồi: Đội lễ tân cùng với các bộ phận nhân sự khác tiến hành chuẩn bị và kiểm tra lần cuối trước khi khai mạc chương trình.
● Tiết mục mở màn: Những tiết mục văn nghệ mở đầu hấp dẫn không chỉ thu hút sự chú ý từ tất cả khách mời mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp từ ban tổ chức và doanh nghiệp. Một số ý tưởng thú vị thường được trình diễn như nhảy hiện đại, ca hát, nhảy led dance, múa bóng, múa đương đại,...
● Khai mạc chương trình: MC nêu lý do và tuyên bố khai mạc buổi hội nghị.
● Trình chiếu video giới thiệu về công ty: Chuẩn bị một video ngắn giới thiệu tổng quát về chặng đường phát triển và những thành tựu mà công ty đạt được là điều nên có quá trình tổ chức hội nghị khách hàng.
● Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu: Hơn ai hết, người đứng đầu là người nắm rõ tình hình tổng quan của công ty đồng thời có đủ sự uy tín để tổng kết và đưa ra những định hướng phát triển trong tương lai. Bài phát biểu cho người đại diện cần thể hiện được sự dứt khoát, rõ ràng và mạch lạc, nếu có thêm các con số cụ thể để dẫn chứng thì sẽ càng thuyết phục hơn.
● Dùng tiệc - Minigame - Giao lưu văn nghệ: Sau khi đại diện công ty phát biểu xong, nhà hàng sẽ lần lượt dọn món ăn ra bàn. Đây là thời khắc để khách mời ăn uống và giao lưu, trò chuyện, chia sẻ thân mật với nhau.
● Bế mạc chương trình và tiễn khách: Kết thúc phần giao lưu, MC sẽ là người tuyên bố bế mạc chương trình và gửi lời cảm ơn tới các quý khách hàng đã dành thời gian tham dự. Kế đến, đội lễ tân sẽ mời khách đến khu backdrop để chụp hình, nhận quà cảm ơn và tiễn khách ra về.
Dàn dựng chương trình
Một sự kiện không thể thành công nếu tất cả chỉ nằm trên kế hoạch và ý tưởng. Để đảm bảo chương trình diễn ra đúng mục tiêu đề ra, HCMC Events luôn tập trung tất cả các nguồn lực để dàn dựng không gian, sân khấu, bố trí âm thanh - ánh sáng,... sao cho khách hàng ưng ý nhất. Bên cạnh đó, trong suốt sự kiện, HCMC Events đảm bảo sẽ luôn có nhân sự quản lý giám sát chính. Đây là người sẽ chịu trách nhiệm theo dõi diễn biến chương trình, điều phối các bộ phận và xử lý nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh đột xuất.
Kết thúc sự kiện và chăm sóc khách hàng
Sau khi sự kiện kết thúc, HCMC Events vẫn tiếp tục thực hiện công việc chăm sóc khách hàng để lắng nghe những góp ý và phản hồi về dịch vụ, phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu để ngày càng hoàn thiện hơn. Đây cũng là bí quyết làm nên danh tiếng của thương hiệu HCMC Events trong ngành sự kiện trong suốt thời gian qua.
Là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, HCMC Events cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng và đáng nhớ nhất. HCMC Events luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp, cơ quan, ban ngành, đoàn thể,... để tạo nên những buổi hội nghị khách hàng đẳng cấp quốc tế. Để được tư vấn dịch vụ chi tiết, liên hệ HCMC Events để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!
Thông tin liên hệ Công ty Tổ chức sự kiện HCMC Events
● Tel: 0989.496.239 - 0913.311.911 - 0913.199 866
● Website: https://hcmcevents.com
● Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, phường Quốc Tử Giám, quận Đống Đa, Hà Nội
● Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng
● Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, phường 7, quận Phú Nhuận, thành phố HCM.
