Dưới đây là những kinh nghiệm được các chuyên gia tại Công ty in UNI - Một trong những đơn vị in ấn hàng đầu tại Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung khuyến nghị áp dụng.
Ưu tiên kích thước phong bì chuẩn
Kích thước là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá in phong bì. Theo ghi nhận từ các đơn vị in ấn tại Hà Nội, hơn 70% đơn hàng in ấn phong bì hiện nay đều sử dụng các kích thước chuẩn như A3, A4, A5, DL vì phù hợp với khuôn bế sẵn và khổ giấy công nghiệp.
Ngoài giúp tiết kiệm chi phí khuôn bế riêng (thường từ 150.000-300.000 đồng) việc chọn kích thước chuẩn còn giúp doanh nghiệp:
- Giảm hao giấy do layout đã được tối ưu.
- Rút ngắn thời gian sản xuất vì không cần setup khuôn mới.
Lựa chọn chất liệu giấy và định lượng phù hợp
Chất liệu giấy là yếu tố quyết định lớn đến đơn giá in phong bì. Với nhu cầu hành chính thường xuyên, chọn giấy quá dày hoặc quá cao cấp không chỉ làm tăng chi phí mà còn không tạo thêm giá trị sử dụng tương xứng.
Phần lớn doanh nghiệp hiện nay thường ưu tiên sử dụng giấy offset các loại (ford, couches, bristol,...) với 3 mức định lượng (Grams per Square Meter) chính:
- Offset 70gsm: Phù hợp tài liệu nội bộ, chứng từ hành chính.
- Offset 80gsm: Phổ biến nhất cho thư từ, hợp đồng gửi đối tác.
- Offset 100gsm trở lên: Dùng cho thư mời, phong bì sự kiện, các mục đích cần tính trang trọng.
In theo mốc số lượng để tối ưu đơn giá
Theo bảng giá in phong bì A4 tham khảo từ một số xưởng in tại Hà Nội năm 2025:
- 100 chiếc: Khoảng 11.500đ/chiếc
- 500 chiếc: 3.500đ/chiếc
- 2000 chiếc: 2.000đ/chiếc
- 1000 chiếc: 1.600đ/chiếc
Chênh lệch này chủ yếu đến từ 3 yếu tố: Chi phí chạy máy, chuẩn bị bản in;
Tối ưu hóa khi xếp nhiều layout trên cùng một khổ giấy; Hiệu suất in cao hơn ở số lượng lớn.
Vì vậy, nhiều phòng hành chính - kế toán tại các doanh nghiệp đã chuyển sang dự trù nhu cầu theo chu kỳ 3-6 tháng, hoặc gộp đơn giữa các bộ phận để đạt mức giá tiết kiệm. Cách làm này cũng giúp giảm tần suất đặt in, tiết kiệm thời gian xử lý và hạn chế sai lệch thiết kế giữa các đợt.
Giảm số lượng màu in
Thiết kế phong bì không chỉ ảnh hưởng đến khả năng nhận diện thương hiệu mà còn tác động trực tiếp đến chi phí in phong bì. Theo các chuyên gia tại xưởng in UNI sự khác biệt giữa việc in 1 màu, 2 màu và 4 màu có thể khiến giá thành chênh lệch đáng kể.
Mỗi màu in tương ứng với một lượt in riêng, vì vậy thiết kế càng nhiều màu thì chi phí càng tăng. Doanh nghiệp có thể tối ưu bằng cách:
- Chỉ dùng 1-2 màu nhận diện chính, thay vì full CMYK.
- Tận dụng kỹ thuật chồng màu để tạo hiệu ứng đa sắc từ ít mực.
- Khai thác màu giấy làm nền thiết kế, giảm nhu cầu in mảng màu lớn.
Hạn chế gia công không cần thiết
Gia công và tùy chọn cao cấp là nhóm yếu tố làm chi phí in phong bì tăng nhanh nhất, nhưng không phải lúc nào cũng mang lại giá trị tương xứng. Với nhu cầu hành chính hoặc giao dịch thông thường, phần lớn doanh nghiệp không cần sử dụng toàn bộ các tùy chọn gia công cao cấp.
Thay vì sử dụng gia công đắt tiền, doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng các giải pháp in ấn chi phí thấp:
- In 1 màu logo thay vì full màu.
- Không cán màng nếu chỉ là phong bì thư nội bộ công ty.
Những phương án này giúp giảm chi phí mà vẫn giữ được dấu ấn thương hiệu.
Tối ưu chi phí cùng đơn vị in có chuyên môn
Thực tế cho thấy doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí in phong bì khi lựa chọn đúng nhà cung cấp. Đặc biệt là những đơn vị có khả năng tư vấn kỹ thuật, đưa ra nhiều phương án để so sánh. Theo phản hồi từ nhóm doanh nghiệp SME tại Hà Nội, họ thường ưu tiên các xưởng in có quy trình rõ ràng từ khâu thiết kế, lựa chọn giấy đến kiểm soát chi phí theo mốc số lượng.
Công ty in UNI là một trong những đơn vị được nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội lựa chọn khi cần tối ưu chi phí in phong bì. Với kinh nghiệm phục vụ nhóm khách hàng dịch vụ và thương mại trong nhiều năm, đơn vị này thường đề xuất 2-3 phương án kỹ thuật tương ứng với từng mức ngân sách, giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh và chọn giải pháp phù hợp mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp của bộ nhận diện.
Doanh nghiệp đang có nhu cầu rà soát lại chi phí in ấn có thể liên hệ UNI để được tư vấn cụ thể về kích thước, định lượng giấy, màu in và số lượng phù hợp:
CÔNG TY TNHH IN UNI
Địa chỉ: Số 460 Trần Quý Cáp, phường Văn Chương, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Email: info@inuni.vn
Hotline: 0839.525.222
Website: https://inuni.com.vn/