Nhiều người trong chúng ta vẫn nghĩ mình có một bộ nhớ email vô hạn để lưu trữ tất cả thư điện tử và có thể tìm thấy bất kỳ nội dung nào chỉ bằng một cú click chuột.
Tuy nhiên, đây thật ra là sự ngộ nhận mà nhiều người dùng vẫn chưa nhận ra. Bài viết dưới đây chia sẻ lý do vì sao bạn nên có thói quen xoá những email không quan trọng trong hộp thư đến của mình.
Khi Google nuốt lời
Ý tưởng không bao giờ xóa email được chính Google, mà cụ thể là Gmail phổ biến rộng rãi. Trước đó, mọi người vẫn thường xóa email của họ để duy trì dung lượng và có thể nhận được nhiều email hơn.
Gmail ra mắt năm 2004 và trở nên phổ biến bậc nhất kể từ đó. Thời điểm đó, dịch vụ email của Google cung cấp miễn phí 1 GB dung lượng bộ nhớ, và là con số khổng lồ nhất so với các đối thủ tại thời điểm đó, chẳng hạn như Microsoft Hotmail, chỉ cung cấp 2 MB.
Gmail có dung lượng miễn phí nhiều gấp năm trăm lần Hotmail của Microsoft, vì vậy đã trở thành “kẻ thống trị” và khiến các đối thủ phải vật lộn để theo kịp. Nhưng Gmail không bao giờ để đối thủ bị bắt kịp bằng việc luôn tăng dung lượng bộ nhớ miễn phí.
Ngoài ra, Harik còn nêu quan điểm về lợi thế công nghệ, chi phí cho việc lưu trữ bắt đầu rẻ hơn cho Google và mọi người. Tuy nhiên, Google không giữ lời quảng cáo đó. Năm 2005, tại sinh nhật 1 tuổi của mình, Gmail tuyên bố gia tăng dung lượng bộ nhớ lên 2 GB, tức gấp đôi so với ban đầu. Georges Harik, Giám đốc quản lý sản phẩm, thậm chí nói rằng điều đáng phải làm là “cho người dùng nhiều không gian hơn đến vô tận”.
Năm 2013, Google bắt đầu ra quy định giới hạn bộ nhớ miễn phí 15 GB và bao gồm tất cả dịch vụ của Google như: Gmail, Google Drive và Google Photos. Nghĩa là, nếu bạn đã sử dụng 10 GB để lưu trữ tài liệu, bạn chỉ còn 5 GB cho email.
Kể từ đó, Google đã không tăng thêm dung lượng cho bộ nhớ mà ngược lại, lấy đi bộ nhớ miễn phí của để lưu trữ hình ảnh. Suy nghĩ không bao giờ xoá email vì Google sẽ tăng thêm dung lượng cho bạn là sai hoàn toàn. Tài khoản của bạn chắc chắn đang dần đầy bởi các email trong nhiều năm qua.
Kể từ năm 2013, người dùng phải trả thêm phí nếu muốn tăng dung lượng bố nhớ Gmail của mình. Ảnh: Google.
Bạn không cần trả tiền cho những thứ không giá trị
Với việc đưa ra chính sách giới hạn, Google đang đẩy người dùng vào việc trả phí hàng tháng để nhận được nhiều dung lượng hơn.
Thật ra, Google không phải công ty duy nhất tính thêm phí cho bộ nhớ, Microsoft’s Outlook cũng tính phí nếu bạn muốn có 50 GB dung lượng thay vì 15 GB, Email iCloud của Apple sử dụng chung bộ nhớ với iCloud và chỉ cung cấp 5 GB dung lượng miễn phí.
Các hãng công nghệ lớn luôn khuyến khích người dùng không xoá email, bởi vì đó là cách họ tạo ra lợi nhuận từ việc bộ nhớ hộp thư của bạn bị đầy, và bạn phải mua thêm gói dịch vụ để có thể lưu giữ mọi thứ.
Chiến lược này tương tự các dịch vụ giữ đồ, khi họ không bao giờ muốn bạn bỏ đi thứ gì, dù là không còn giá trị, và bạn phải trả tiền để lưu trữ chúng trọn đời.
Đấy là chưa nói đến việc những email này chiếm một lượng bộ nhớ đáng kể. Một thư đến có thể là nhỏ nhưng nhiều thư tích luỹ qua năm tháng sẽ là rất lớn.
Nếu tài khoản email của bạn bị đầy, bạn chắc hẳn đã mất nhiều khoảng trống cho những email vô giá trị: tin tức, thông báo, cảnh báo, quảng cáo rác…
Gmail không phải là dịch vụ duy nhất tính phí người dùng cho dung lượng bộ nhớ, Microsoft Hotmail hay Outlook cũng áp dụng chính sách tương tự. Ảnh: HITC.
Tìm kiếm nhanh không phải luôn khả thi
Bạn có thường xuyên quay lại và tìm kiếm hoặc xem lại các email cũ của mình không? Bạn có thể có một số email quan trọng cần phải giữ lại, nhưng hầu hết chúng lại không quan trọng chút nào. Bạn không cần chúng và thậm chí sẽ không bao giờ nhớ đến nếu bạn nhấp vào “Xóa” thay vì “Lưu trữ”.
Tệ hơn nữa, có hàng chục hoặc hàng trăm nghìn email khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn hơn. Lời quảng cáo “Lưu trữ mọi thứ và sử dụng tìm kiếm nhanh để tìm những gì bạn quan tâm” trở nên bất khả thi khi bạn có 200.000 email và đang cố gắng tìm một email quan trọng từ 10 năm trước.
Vì vậy, thay vì lưu trữ tất cả email nhận được, hãy xóa những email bạn không quan tâm. Điều đó sẽ giúp giải phóng dung lượng và bạn sẽ không phải trả tiền để lưu trữ những email vô ích.
Nếu đó là một email quan trọng, hãy lưu trữ nó hoặc cân nhắc đặt nó vào một thư mục hoặc gắn nhãn quan trọng, để giúp tìm kiếm dễ dàng hơn trong tương lai. Nhưng nếu đó là những email rác, bây giờ có lẽ là lúc thích hợp để bạn “làm sạch” bộ nhớ email của mình và loại bỏ chúng.
