Khái niệm sự kiện, tổ chức sự kiện
Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán… Các hoạt động sự kiện không giới hạn về quy mô, phạm vi thời gian hay không gian.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Các khái niệm cơ bản trong ngành tổ chức sự kiện
Khái niệm phân loại loại hình sự kiện
● Business event: Sự kiện doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động như hội nghị, tiệc tối, triển lãm và quảng cáo thương hiệu.
● Groundbreaking Ceremony: Đây là một sự kiện vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp bắt đầu xây dựng một dự án nào đó. Sự kiện này bao gồm: Lễ khởi công, động thổ, lễ khánh thành
● Corporate events: Sự kiện doanh nghiệp, gồm các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp như lễ kỷ niệm, hội thảo, huấn luyện và khóa đào tạo.
● Exhibitions: Triển lãm, là sự kiện trưng bày các sản phẩm hoặc dịch vụ của một công ty hoặc ngành công nghiệp cụ thể.
● Trade fairs: Hội chợ thương mại, là sự kiện tập trung vào kết nối các doanh nghiệp và thương hiệu với khách hàng, đối tác và người tiêu dùng.
● Meetings: Hội nghị, là sự kiện tập trung vào các cuộc họp giữa các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ, hoặc các nhóm với các mục đích cụ thể như giải quyết vấn đề, thảo luận chiến lược.
● Seminars: Hội thảo, là sự kiện tập trung vào việc trao đổi ý tưởng và kiến thức giữa các chuyên gia hoặc người có cùng quan tâm.
● Workshops: Là sự kiện tập trung vào giảng dạy và hướng dẫn kỹ năng, thực hành và phát triển cá nhân hoặc chuyên môn.
● Conferences: Hội nghị, là sự kiện lớn tập trung vào việc trao đổi kiến thức, chia sẻ ý tưởng và thảo luận về các vấn đề cụ thể.
● Sporting events: Sự kiện thể thao, bao gồm các hoạt động như giải đấu, cuộc thi, hội thao, lễ hội thể thao.
● Festive events: Sự kiện lễ hội, là sự kiện tập trung vào việc chào đón, kỷ niệm hoặc kỉ niệm các ngày lễ, sự kiện truyền thống, hoặc các sự kiện đặc biệt khác.
Khái niệm cơ bản trong ngành tổ chức sự kiện
● Brief: Là tài liệu yêu cầu được cung cấp bởi khách hàng, chứa thông tin về yêu cầu, mục đích và mục tiêu của sự kiện.
● Theme: Đây là chủ đề của sự kiện, được chọn để tạo ra một trải nghiệm độc đáo và thú vị cho khách hàng.
● AV: Là viết tắt của “Audio-Visual”, đề cập đến kỹ thuật âm thanh, ánh sáng và hình ảnh được sử dụng trong sự kiện.
● RSVP: Viết tắt của “Répondez s’il vous plaît”, trong tiếng Pháp có nghĩa là “Vui lòng đáp lại”. Đây là một yêu cầu để khách hàng xác nhận tham gia sự kiện hoặc không.
● Agenda: Là lịch trình của sự kiện, bao gồm các hoạt động và thời gian được lên kế hoạch.
● Floor plan: Bản vẽ mô tả bố trí không gian của sự kiện, bao gồm vị trí của các bàn, ghế, sân khấu, khu vực trưng bày sản phẩm và các hoạt động khác.
● Run of Show: Là kịch bản chi tiết của sự kiện, bao gồm tất cả các hoạt động và thời gian được thực hiện trong suốt sự kiện.
● Load-in và Load-out: Load-in là quá trình vận chuyển và lắp đặt trang thiết bị và cơ sở hạ tầng của sự kiện trước khi sự kiện diễn ra, trong khi Load-out là quá trình thu dọn và tháo dỡ sau sự kiện.
● Breakout session: Là các phiên hội thảo hoặc hoạt động nhỏ, được tổ chức song song với các hoạt động chính của sự kiện.
● Keynote speaker: Là diễn giả chính của sự kiện, thường là một người có uy tín và nổi tiếng trong lĩnh vực tương ứng.
