UBND tỉnh vừa có văn bản chỉ đạo về việc chấn chỉnh, tăng cường công tác quản lý Nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực.
Thời gian qua, hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực trên địa bàn tỉnh đã đi vào nền nếp; nhìn chung, các địa phương đều thực hiện có hiệu quả Luật Hộ tịch, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 3/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về công tác chứng thực và các văn bản hướng dẫn thi hành thông qua việc: thực hiện niêm yết thủ tục hành chính đúng theo quy định, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hộ tịch, chứng thực; sử dụng, khai thác hiệu quả hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực bản sao điện tử và hệ thống thông tin một cửa điện tử…, nhờ đó, việc quản lý Nhà nước về hộ tịch, chứng thực được thực hiện chính xác, nhanh chóng, kịp thời, nâng cao chất lượng phục vụ Nhân dân.
Tuy vậy, qua Kết luận số 1755/KLTTCN-HTQTCT ngày 29/12/2023 Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) về thanh tra chuyên ngành lĩnh vực hộ tịch, chứng thực tại một số đơn vị thuộc tỉnh Hà Tĩnh, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế trong công tác này như: thay đổi hộ tịch chưa bảo đảm căn cứ theo quy định của Bộ luật Dân sự; cải chính hộ tịch chưa có đủ cơ sở xác định có sai sót tại thời điểm đăng ký; đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài chưa bảo đảm chặt chẽ, còn sử dụng giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài chưa được dịch sang tiếng Việt; chứng thực chữ ký chưa đầy đủ, còn có trường hợp chứng thực chữ ký đối với giấy tờ, văn bản có nội dung hợp đồng, giao dịch…
Để khắc phục những tồn tại, hạn chế, phát huy kết quả đạt được, tiếp tục tăng cường triển khai thực hiện có hiệu quả công tác quản lý Nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu: các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thành phố thị xã, theo chức năng, nhiệm vụ, phạm vi quản lý tiếp tục thực hiện hiệu quả Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính; Chỉ thị số 17/CT-UBND ngày 16/7/2014 của UBND tỉnh về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh; Văn bản số 4724/UBND-NC3 ngày 5/9/2023 của UBND tỉnh về việc đẩy mạnh thực hiện và sử dụng bản sao chứng thực điện tử từ bản chính và các văn bản liên quan.
Đồng thời, thường xuyên tổ chức quán triệt cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ở cơ quan, đơn vị mình thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực; phối hợp với Sở Tư pháp trong thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến lĩnh vực hộ tịch, chứng thực. Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực trên địa bàn. Rà soát và bố trí đủ người làm công tác hộ tịch, chứng thực tại phòng tư pháp, UBND cấp xã đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định. Quan tâm bố trí kinh phí, cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực. Tiếp tục chỉ đạo thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật Hộ tịch; các nghị định, thông tư và các văn bản hướng dẫn có liên quan đến lĩnh vực hộ tịch, chứng thực.
Trong đó lưu ý những nội dung: Quản lý, sử dụng, ghi chép sổ hộ tịch, sổ chứng thực theo quy định. Giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch chặt chẽ, bảo đảm căn cứ theo quy định của pháp luật. Đối với các giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch cần chụp lại/ghi lại thông tin để lưu hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 04/2020/TT-BTP. Chỉ thực hiện cải chính hộ tịch khi có đủ cơ sở xác định có sai sót tại thời điểm đăng ký, không căn cứ vào giấy tờ cấp sau thời điểm đăng ký hộ tịch để cải chính. Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài bảo đảm chặt chẽ, đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng đăng ký hộ tịch phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Chứng thực chữ ký trong trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký phải chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó. Không thực hiện chứng thực chữ ký đối với các văn bản có nội dung hợp đồng, giao dịch như cam kết thực hiện nghĩa vụ tài sản, nghĩa vụ bồi thường thiệt hại, cam đoan về quyền sở hữu, quyền sử dụng nhà đất,…
Khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch cần lưu ý kiểm tra, lưu trữ các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và công chức tiếp nhận hồ sơ phải ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Các hợp đồng có bên tham gia là tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu thì đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp phải ký vào từng trang của hợp đồng. Khi thực hiện hủy bỏ giá trị pháp lý của hợp đồng giao dịch cần thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP.
Đối với các địa phương đã bố trí nhân viên bưu điện trực tại trung tâm hành chính công cấp huyện: khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch phải bảo đảm phù hợp với quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2020/TT-BTP, công chức của phòng tư pháp trực tiếp kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực, bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.
Sở Tư pháp chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, địa phương có liên quan thực hiện nghiêm túc các nội dung kiến nghị tại Kết luận số 1755/KLTTCN-HTQTCT ngày 29/12/2023 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực - Bộ Tư pháp. Tiếp tục tăng cường, thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước về hộ tịch, chứng thực; thường xuyên rà soát các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực được áp dụng trên địa bàn tỉnh. Tăng cường bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực đảm bảo hiệu quả, theo đúng quy định...
