Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc được xây dựng trên nền tảng Lotus Domino của IBM. Điểm ưu việt của phần mềm này là: Văn bản, tài liệu được tạo lập trên không gian mạng, lưu trữ thông qua hồ sơ điện tử sẽ tạo cơ sở dữ liệu mở, liên thông, có thể cung cấp để phục vụ hoạt động chung của cơ quan; hệ thống tài liệu tổ chức khoa học, phục vụ hiệu quả cho việc khai thác, sử dụng.
Bên cạnh đó, khi viên chức được giao giải quyết công việc thực hiện lập hồ sơ điện tử đối với nhiệm vụ đó sẽ giúp các cán bộ lãnh đạo phụ trách dễ dàng kiểm tra được tiến độ, chất lượng thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới để theo dõi, nhắc nhở.
Hồ sơ công việc khi được lập và lưu trữ ở dạng điện tử cũng sẽ khắc phục được những nhược điểm của hình thức lưu trữ giấy (hình thức thủ công) như: tài liệu dễ bị phân tán, thất lạc, chất đống, hư hỏng, khó khăn trong xác định giá trị dẫn đến khó khăn khi chỉnh lý, nộp lưu.
Hiện nay, Trường Đại học Hà Tĩnh đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2024, trong đó tổng số hồ sơ được tạo lập dưới dạng điện tử là 126/200 hồ sơ (đạt tỉ lệ 63%). Trường cũng hướng dẫn và yêu cầu các đơn vị từ tháng 5/2024, triển khai thực hiện lập hồ sơ điện tử theo danh mục đã ban hành và được cập nhật lên phần mềm.
Trong xu thế chung về lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước trên toàn tỉnh, việc triển khai hoạt động này tại Trường Đại học Hà Tĩnh là bước đi tất yếu, tạo nền tảng hình thành môi trường số văn minh, hiện đại và hiệu quả trên mọi lĩnh vực.
