Sau sáp nhập, quy mô dân số tăng nhanh khiến khối lượng hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Lộc tăng mạnh, kéo theo áp lực lớn trong giải quyết thủ tục. Mỗi ngày, trung tâm tiếp nhận gần 100 hồ sơ, phần lớn thực hiện trên môi trường mạng.
Trong khi hệ thống phần mềm mới vận hành, cả cán bộ và người dân đều chưa thực sự thành thạo, thì chính đội ngũ công chức nơi đây phải vừa học, vừa làm để đáp ứng yêu cầu công việc.
Anh Lê Công Xuân - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Lộc chia sẻ: “Để bắt kịp yêu cầu chuyển đổi số, chúng tôi phải chủ động tự học, tự rèn kỹ năng ngay trong quá trình làm việc. Ngoài các lớp tập huấn, anh em tranh thủ thời gian nghiên cứu thêm, hỗ trợ lẫn nhau, người biết hướng dẫn người chưa thạo. Nhiều khi phải làm ngoài giờ để làm quen với phần mềm mới, tránh bị động khi xử lý hồ sơ cho người dân”.
Trong điều kiện còn nhiều khó khăn, chính tinh thần chủ động học hỏi, nâng cao năng lực số của đội ngũ cán bộ đã giúp hoạt động của trung tâm từng bước đi vào nền nếp, bảo đảm giải quyết thủ tục hành chính thông suốt cho người dân.
Ở khu vực đô thị, áp lực chuyển đổi số cũng không nhỏ. Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hà Huy Tập hiện có 7 cán bộ, từ đầu năm đến nay đã tiếp nhận hơn 6.200 hồ sơ. Khối lượng lớn, trong khi hệ thống phần mềm chưa thực sự đồng bộ, khiến tỷ lệ hồ sơ quá hạn còn ở mức gần 2%.
Bà Mai Thị Trâm - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hà Huy Tập cho biết: “Phần mềm mới đưa vào vận hành nên còn bất cập, người dân hạn chế về công nghệ, trong khi địa phương lại thiếu cán bộ chuyên trách CNTT. Dù được tập huấn, nhưng thực tế chúng tôi vẫn phải vừa làm vừa học, các bộ phận hỗ trợ nhau là chính”.
Từ thực tiễn đó, nhiều giải pháp linh hoạt đã được đơn vị triển khai. Trung tâm đã thiết kế phần mềm tự động đọc dữ liệu cá nhân và chuyển thành tờ khai đối với một số thủ tục đơn giản, giúp giảm thời gian, hạn chế sai sót cho người dân. Bên cạnh đó, đơn vị cũng trang bị các thiết bị hỗ trợ như màn hình lớn tra cứu thông tin, đăng nhập cổng dịch vụ công trực tuyến; bố trí bộ phận đón tiếp, hướng dẫn…
Bà Nguyễn Thị Văn (TDP2 Hà Huy Tập) chia sẻ: “Trước đây, khi làm hồ sơ, tôi hay khai sai do không rành công nghệ. Nay được cán bộ hướng dẫn, hỗ trợ bằng phần mềm nên làm thủ tục nhanh, chính xác hơn nhiều”.
Theo thống kê, từ ngày 1/7/2025 đến ngày 16/6/2026, toàn tỉnh đã tiếp nhận 596.087 hồ sơ; trong đó, riêng cấp xã tiếp nhận 407.766 hồ sơ. Thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử là 576.814/584.229 hồ sơ (đạt tỷ lệ 98,88%)…
Đằng sau những con số này là nỗ lực không nhỏ của đội ngũ cán bộ cơ sở. Tuy nhiên, khó khăn vẫn còn hiện hữu, nhất là về nhân lực chuyển đổi số sau sáp nhập.
Ông Đặng Văn Đức - Trưởng phòng Chuyển đổi số, Sở Khoa học và Công nghệ cho biết: “Khối lượng công việc trên môi trường điện tử ở cấp xã hiện rất lớn, trong khi toàn tỉnh mới có 24/69 xã, phường bố trí được cán bộ chuyên trách có chuyên môn CNTT; một số địa phương có bố trí nhưng không đúng chuyên ngành. Điều này gây khó khăn trong tham mưu và triển khai lĩnh vực chuyển đổi số tại địa phương. Để tháo gỡ khó khăn này, thời gian tới, chúng tôi sẽ tiếp tục tham mưu mở các lớp tập huấn, đào tạo cho cán bộ cấp xã theo hướng “cầm tay chỉ việc”, gắn với thực hành; đồng thời, duy trì các nhóm hỗ trợ sau tập huấn; phát huy vai trò của tổ chuyển đổi số cộng đồng để đồng hành cùng cơ sở”.
Chuyển đổi số ở cấp xã là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh mới. Trong hành trình đó, sự chủ động, nỗ lực học hỏi của đội ngũ cán bộ cơ sở giữ vai trò quyết định để vượt qua thách thức. Tuy nhiên, để quá trình này thực sự hiệu quả, rất cần sự đồng hành của các cấp, ngành trong đào tạo, hỗ trợ nhân lực, đầu tư hạ tầng và hoàn thiện các hệ thống dùng chung theo hướng đồng bộ, thông suốt. Có như vậy, chuyển đổi số mới đi vào thực chất, từng bước nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.
