Giấy tờ cũ có còn giá trị sau sáp nhập đơn vị hành chính?

Thủ tục hành chính sau sáp nhập đang trở thành mối quan tâm lớn của người dân trên cả nước. Gần đây, Đài Truyền hình Việt Nam nhận được nhiều thắc mắc gửi về, nhất là khi từ ngày 1/7 tới, hàng loạt quận, huyện sẽ không còn hiện diện trên bản đồ hành chính, số lượng xã, phường cũng sẽ giảm tới 70% sau quá trình sáp nhập, sắp xếp lại.

Trong đời sống thường nhật, người dân đã quen với việc "lên phường", "ra huyện" để giải quyết các thủ tục như xin phép xây nhà, đăng ký khai sinh, sang tên đất đai... Tuy nhiên, khi các đơn vị hành chính cũ bị thay đổi hoặc xóa bỏ, một loạt câu hỏi đặt ra: Những giấy tờ nào cần phải cấp đổi? Thủ tục hành chính sẽ được giải quyết ở đâu? Người dân cần gặp ai để được hướng dẫn, hỗ trợ?

"Theo Nghị quyết 190 của Quốc hội, tất cả các loại giấy tờ hành chính còn thời hạn sử dụng thì người dân tiếp tục dùng cho đến khi hết hạn. Không bắt buộc đổi mới chỉ vì tên địa phương thay đổi", ông Nguyễn Hùng Huế, Trưởng phòng, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ khẳng định.

Một trong những thay đổi căn bản trong tổ chức bộ máy là việc xóa bỏ một số đơn vị hành chính cấp huyện, sắp xếp lại chức năng, nhiệm vụ. Vậy, các thủ tục vốn do cấp huyện xử lý sẽ chuyển về đâu?

"Chính phủ đã giao các bộ, ngành rà soát, phân định lại toàn bộ thủ tục hành chính theo hướng phân cấp hợp lý. Việc sửa đổi văn bản quy phạm liên quan sẽ hoàn tất trước ngày 30/6", ông Huế cho biết.

Ngoài ra, Nghị quyết 66 cũng yêu cầu UBND các tỉnh bảo đảm 100% thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính, người dân có thể chọn nơi thuận tiện nhất để thực hiện thủ tục, dù là nơi sinh sống, làm việc hay học tập.

Trước lo ngại về sự bất tiện khi thay đổi địa danh hành chính, ông Huế cho biết sẽ có giai đoạn "chuyển giao mềm", trong đó giấy tờ vẫn được sử dụng song song tên cũ và mới nếu còn hiệu lực. Với dữ liệu số, việc liên kết giữa các mã định danh như căn cước công dân, bảo hiểm y tế, đã được hoàn tất từ trước.

"Chúng ta đã từng thực hiện thành công việc làm sạch dữ liệu khi chuyển đổi từ chứng minh thư sang căn cước công dân, từ căn cước sang mã bảo hiểm y tế. Đây là nền tảng để đảm bảo hệ thống thông tin không bị gián đoạn sau sáp nhập", ông Huế cho biết thêm.

Theo quy định hiện hành, cấp xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính thông thường như đăng ký hộ tịch, chứng thực, thủ tục đất đai, xây dựng và đăng ký kinh doanh cá thể. Trong khi đó, cấp tỉnh đảm nhiệm các vấn đề mang tính chất tổng hợp, liên ngành và có tầm chiến lược cao hơn như quy hoạch và đầu tư.

Người dân hiện nay được khuyến khích sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến và trung tâm hành chính công một cửa hiện đại tại các tỉnh, thành phố nhằm giảm thiểu thời gian, chi phí và tiếp cận thủ tục nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn tồn tại nhiều điểm nghẽn, như dữ liệu quản lý còn phân tán, thiếu đồng bộ, cập nhật không đầy đủ hoặc chưa kịp thời, và việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan vẫn còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ người dân.

"Văn phòng Chính phủ đã có hướng dẫn cụ thể cho các địa phương về số hóa và tái cấu trúc quy trình giải quyết thủ tục. Sắp tới, quá trình này sẽ gắn chặt với công tác tiếp nhận và xử lý hồ sơ, không thể tách rời. Chính phủ cũng yêu cầu nâng cấp hệ thống giải quyết thủ tục hành chính theo hướng hiện đại, liên thông và phục vụ hiệu quả, hướng tới xây dựng Chính phủ số.", ông Huế nói.

Cũng theo ông Huế, những thông tin như nơi sinh, quê quán sẽ được điều chỉnh đồng bộ trên toàn hệ thống, phối hợp giữa Bộ Công an và Bộ Tư pháp. Mỗi công dân là một mắt xích trong chuỗi quản lý liên thông, vì vậy phải chuẩn hóa dữ liệu từ sớm để tránh phiền toái về sau", ông Huế nhấn mạnh.

Người dân có thể dễ dàng tra cứu thông tin thủ tục tại Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc các trang thông tin điện tử của địa phương. Các tổ công nghệ số cộng đồng cũng sẽ hỗ trợ người dân, nhất là ở vùng sâu, vùng xa.

Trong suốt quá trình sáp nhập và chuyển đổi, Chính phủ luôn nhất quán quan điểm: lấy người dân làm trung tâm.

"Từ công khai thủ tục, đến linh hoạt tiếp nhận, từ hiện đại hóa công nghệ đến đơn giản hóa quy trình, tất cả đều hướng tới sự thuận tiện tối đa cho người dân", ông Huế khẳng định.

Sau sáp nhập, người dân không bắt buộc phải thay đổi giấy tờ cá nhân. Tuy nhiên, để đảm bảo thuận tiện trong giao dịch và các thủ tục hành chính sau này, Bộ Công an khuyến khích người dân cập nhật thông tin theo địa giới hành chính mới.

Đáng chú ý, việc thay đổi này hoàn toàn miễn phí trong một số trường hợp, đặc biệt là với các thông tin liên quan đến giấy khai sinh như nơi sinh, quê quán. Với những dữ liệu này, Bộ Công an sẽ phối hợp với Bộ Tư pháp để cập nhật đồng bộ trên toàn hệ thống, đảm bảo không gây phiền hà cho người dân.

Thực tế cho thấy, mỗi thông tin cá nhân là một mắt xích trong hệ thống quản lý liên thông. Bất kỳ sự sai lệch hoặc gián đoạn nào cũng có thể tạo ra những trở ngại đáng kể khi giải quyết thủ tục hành chính. Vì vậy, trong quá trình thiết lập hệ thống hành chính mới, việc chuẩn hóa dữ liệu, cập nhật đầy đủ và bảo đảm liên thông là yêu cầu bắt buộc, cần được triển khai đi trước một bước để tránh phát sinh vướng mắc sau này.