Công chứng điện tử, bước đột phá từ công nghệ

Trong hoạt động dân sự, công chứng vốn được coi là “cánh cửa đầu tiên” đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch từ đất đai, vay vốn đến thừa kế. Những năm gần đây, song song với sự phát triển của kinh tế - xã hội, nhu cầu giao dịch, ký kết hợp đồng của người dân và doanh nghiệp tại Hà Tĩnh ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, phương thức công chứng truyền thống với sự hiện diện vật lý tại các văn phòng đã bắt đầu bộc lộ những hạn chế đáng kể.

Ghi nhận thực tế tại các vùng xa như Hương Sơn, Vũ Quang hay Đức Thọ, người dân thường phải mất cả buổi, thậm chí cả ngày để di chuyển và làm việc tại các văn phòng công chứng ở khu vực trung tâm. Thậm chí một số còn phải đi lại nhiều lượt do thiếu sót giấy tờ hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào thời gian hành chính.

"Tôi làm nghề buôn bán bất động sản nên thường xuyên làm các thủ tục giao dịch và công chứng. Một số khách hàng ở xa khi muốn mua bán đất đai phải tốn công đi lại và chuẩn bị nhiều loại giấy tờ cũng rất vất vả", anh Trần Văn Phú (xã Hương Sơn, tỉnh Hà Tĩnh) chia sẻ.

Không chỉ người dân, chính các tổ chức hành nghề công chứng cũng đối mặt với áp lực hồ sơ giấy tờ rườm rà, tiềm ẩn rủi ro về giả mạo và khó khăn trong việc lưu trữ, tra cứu dữ liệu liên thông.

Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 01/01/2026) ra đời đã tạo "cú hích" quan trọng khi chính thức luật hóa công chứng điện tử. Theo đó, văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy, cho phép giao dịch thực hiện hoàn toàn trên môi trường số.

Xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm trong tiến trình xây dựng Chính phủ số, Hà Tĩnh đã chủ động nhập cuộc sớm. Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng – chứng thực dùng chung. Để chuẩn bị nền tảng kỹ thuật cho công chứng điện tử, Sở Tư pháp Hà Tĩnh đã sớm báo cáo Bộ Tư pháp và tham mưu UBND tỉnh tiến hành xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng – chứng thực. Ngoài việc trang bị hệ thống máy scan chuyên dụng, camera giám sát, trung tâm lưu trữ dữ liệu bảo mật cao, hầu hết các đơn vị văn phòng công chứng và tổ chức hành nghề công chứng đã triển khai lưu trữ hồ sơ điện tử, thử nghiệm chữ ký số và nâng cao kỹ năng số cho công chứng viên để đáp ứng các yêu cầu mới của Luật Công chứng 2024.

Anh Nguyễn Ngọc Huỳnh - Trưởng Văn phòng Công chứng Cẩm Xuyên (xã Cẩm Xuyên) cho biết: "Chúng tôi đã sẵn sàng về cả hạ tầng kỹ thuật và nhân lực để đáp ứng các yêu cầu mới của Luật Công chứng 2024. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện giao dịch, đội ngũ cán bộ, chuyên viên, công chứng viên cũng thường xuyên tuyên truyền cho người dân về hình thức công chứng điện tử mới. Việc công chứng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, thu hẹp khoảng cách địa lý cho người làm thủ tục mà còn giúp cán bộ, chuyên viên tập trung vào chuyên môn, tra cứu, ngăn chặn rủi ro pháp lý tức thì".

Dù mang lại sự tiện lợi tối đa, nhưng sự chuyển dịch sang không gian số cũng đặt ra thách thức về an toàn dữ liệu.

Ông Nguyễn Văn Tiến - Trưởng Văn phòng Công chứng Lê Huy Anh (xã Đức Thọ, tỉnh Hà Tĩnh) chia sẻ: "Chữ ký số và tài khoản định danh giờ đây chính là "con dấu" pháp lý cá nhân. Người dân cần đặc biệt thận trọng trong việc bảo mật thông tin, tuyệt đối không chia sẻ mã xác thực hay để lộ dữ liệu cá nhân cho người khác, nhất là khi thao tác trên các nền tảng mạng xã hội".

Công chứng điện tử không đơn thuần là sự thay đổi trong cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số, mà đó là sự chuyển dịch mạnh mẽ về tư duy quản lý và tinh thần phục vụ nhân dân, góp phần kiến tạo nên một Chính phủ số, công dân số và một xã hội văn minh, hiện đại. Đột phá để phục vụ nhân dân - đó chính là cam kết và cũng là mục tiêu cao nhất mà ngành Tư pháp Hà Tĩnh đang nỗ lực hiện thực hóa, vì một cuộc sống an toàn và thuận tiện hơn cho mỗi người dân.