Thực hiện các kết luận, chỉ đạo của Trung ương và Ban Thường vụ Tỉnh ủy về việc tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, từ tháng 2/2025, Văn phòng Tỉnh ủy Hà Tĩnh đã kịp xây dựng kế hoạch, ban hành công văn hướng dẫn, đôn đốc các địa phương, đơn vị tập trung chỉnh lý, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng bộ tỉnh đảm bảo chất lượng và đúng thời gian quy định. Theo đó, các địa phương, đơn vị đã triển khai thực hiện hết sức khẩn trương, quyết liệt, hiệu quả.
Theo quy định, hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp xã trước mắt sẽ được giao nộp tạm thời về trụ sở xã mới sau sáp nhập. Sau đó sẽ tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh để giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh. Ở cấp huyện, tài liệu được nộp về kho lưu trữ lịch sử của Đảng bộ tỉnh.
Ông Phạm Văn Đan - Bí thư Đảng ủy Thị trấn Cẩm Xuyên, huyện Cẩm Xuyên cho biết: “Những ngày qua, cùng với thực hiện các nhiệm vụ hằng ngày, đội ngũ cán bộ, công chức thị trấn đã tranh thủ mọi thời gian, làm ngày, làm đêm, thậm chí điều động thêm lực lượng từ các tổ chức đoàn thể, cán bộ thôn đến hỗ trợ việc sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ. Các hồ sơ được chúng tôi chỉnh lý, đóng gói theo từng mốc thời gian và phông lưu trữ riêng. Đến hiện tại, công tác giao nộp hồ sơ đến trụ sở xã mới đã được hoàn thành”.
Còn tại Thành ủy Hà Tĩnh, mọi công tác bàn giao hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử của Đảng bộ tỉnh đã được đơn vị hoàn thành từ ngày 28/6. Tất cả hồ sơ, tài liệu được các đơn vị kiểm tra, rà soát, chỉnh lý, lập danh mục, đóng gói theo quy định và sao lưu dữ liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử.
Ông Lê Văn Dũng - Phó Chánh Văn phòng Thành ủy Hà Tĩnh cho biết: “Chỉnh lý, phân loại, đóng gói, số hóa tài liệu, hồ sơ là nội dung vô cùng quan trọng và cần thiết trước khi thực hiện sáp nhập đơn vị hành chính. Đây sẽ nguồn tư liệu, tài liệu quý cho các địa phương, vì vậy, từ chỉ đạo của tỉnh và thành ủy, Văn phòng Thành ủy đã chủ trì, phối hợp với các ban Đảng, Uỷ ban Kiểm tra Thành ủy, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội tập trung cao cho nhiệm vụ này. Song song đó, chúng tôi kiểm tra, rà soát để số hoá và cập nhật dữ liệu bổ sung đối với những văn bản, tài liệu phát hành đi và văn bản, tài liệu gửi đến còn thiếu trên hệ điều hành tác nghiệp của cơ quan, tổ chức”.
Không chỉ với Thành ủy Hà Tĩnh, đến thời điểm hiện tại, tất cả các hồ sơ tài liệu về công tác Đảng ở cấp huyện, cấp xã và các ban Đảng Tỉnh ủy, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp tỉnh… đều cơ bản đã hoàn thành chỉnh lý và bàn giao đầy đủ theo quy định.
Các hồ sơ bàn giao đến kho lưu trữ lịch sử của Đảng bộ tỉnh được kiểm tra chặt chẽ, kỹ càng.
Ông Đoàn Thanh Hải - Trưởng phòng Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Tỉnh ủy Hà Tĩnh cho biết: “Công tác chỉnh lý, số hóa hồ sơ được các địa phương, đơn vị thực hiện rất tốt theo hướng dẫn của Trung ương và tỉnh. Nhờ đó đã tạo thuận lợi rất lớn cho Văn phòng Tỉnh ủy trong thu nhận hồ sơ, tài liệu đảm bảo tiến độ, chất lượng. Thời gian tới, chúng tôi sẽ tham mưu Ban Thường vụ Tỉnh ủy lựa chọn trụ sở hành chính đảm bảo các điều kiện bảo quản an toàn tuyệt đối tài liệu để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của cấp xã về quản lý tập trung thống nhất. Dự kiến nội dung này sẽ hoàn thành vào tháng 8/2025. Ngoài ra, tiếp tục chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị, địa phương từng bước số hóa các tài liệu, hồ sơ. Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả lưu trữ, mà còn đảm bảo tính liên thông và kế thừa giữa các cấp chính quyền khi chuyển giao mô hình tổ chức, tiến tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả và phục vụ Nhân dân tốt hơn”.
