Chị Hồ Thị Mỹ (thôn Quyết Tiến, xã Thạch Xuân) có mặt tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã từ sớm để làm thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến đất đai. Dù đã chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và không phải xếp hàng chờ đợi nhưng chị vẫn không thể ra về sớm. Nguyên nhân là phần mềm dùng chung của Bộ Tư pháp gặp lỗi không truy cập được, hồ sơ của chị sau hơn 30 phút mới có thể đẩy lên hệ thống để giải quyết.
Chị Hồ Thị Mỹ chia sẻ: "Khi đến làm thủ tục, tôi nghĩ sẽ không mất nhiều thời gian nhưng cán bộ ở đây lại báo phải chờ vì phần mềm chưa vào để xử lý được. Công việc của tôi cũng bận rộn nên điều này ảnh hưởng không nhỏ đến kế hoạch cá nhân".
Việc triển khai Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của các bộ, ngành trung ương kết nối, liên thông với Cổng Dịch vụ công quốc gia là bước tiến quan trọng trong xây dựng nền hành chính số. Hệ thống giúp thống nhất quy trình giải quyết thủ tục hành chính, tăng cường liên thông dữ liệu giữa các cấp, các ngành, bảo đảm việc giải quyết thủ tục thông suốt, đặc biệt với các thủ tục liên quan nhiều cơ quan, đơn vị; tạo điều kiện chia sẻ, khai thác và đồng bộ dữ liệu giữa các cấp, ngành.
Tuy nhiên, hiện nay nhiều bộ, ngành vẫn đang vận hành các hệ thống chuyên ngành riêng để tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý. Trong quá trình triển khai, một số hệ thống còn phát sinh tình trạng truy cập chậm, quá tải, lỗi xác thực, tự động thoát phiên làm việc hoặc giới hạn dung lượng tệp đính kèm, gây khó khăn cho việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ và ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương.
(Ảnh minh hoạ)
Anh Nguyễn Trí Đánh - Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Thạch Lạc cho biết: "Quá trình xử lý hồ sơ cho người dân, chúng tôi gặp tình trạng chung đó là nhiều phần mềm truy cập chậm, quá tải vào giờ cao điểm; giới hạn dung lượng tệp đính kèm đối với hồ sơ có nhiều thành phần tài liệu cũng gây khó khăn cho quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Những vướng mắc này đang ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ giải quyết TTHC cho người dân".
Một điểm nghẽn khác ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ công ở cấp xã là việc liên thông, đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống của các bộ, ngành với hệ thống địa phương còn chậm, chưa bảo đảm tính chính xác, kịp thời. Điều này khiến người dân vẫn phải thực hiện nhiều bước đối với một số thủ tục hành chính.
Chị Lê Thị Phước (trú TDP Tân Phú, phường Trần Phú) chia sẻ: "Do hệ thống chưa liên thông nên khi cần cấp bản sao giấy khai sinh, tôi không thể thực hiện tại nơi cư trú mà phải về xã Thạch Lạc - nơi đăng ký khai sinh trước đây để trích lục hộ tịch. Sau khi có giấy xác nhận của xã, tôi tiếp tục quay lại phường Trần Phú để bổ sung hồ sơ. Một thủ tục phải thực hiện qua nhiều bước, phải di chuyển qua nhiều địa phương, mất nhiều thời gian và gây không ít bất tiện".
Không chỉ vậy, quá trình chuyển đổi sang hệ thống mới cũng phát sinh một số lỗi trong chức năng thanh toán trực tuyến. Cũng từ cuối tháng 5 năm 2026, khi cổng Dịch vụ công quốc gia chuyển giao cho Trung tâm Dữ liệu quốc gia, thuộc Bộ Công an quản lý, chức năng thanh toán trực tuyến vẫn còn phát sinh một số lỗi như: xử lý chậm, giao dịch đã thành công nhưng hệ thống chưa ghi nhận hoặc cập nhật kịp thời. Tại phần mềm đối soát phí, lệ phí, nhiều hồ sơ xuất hiện tình trạng tự động nhân đôi số lượng hồ sơ và số tiền phải thu so với thực tế.
Chị Phan Thị Phương - cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Thạch Xuân cho biết: "Hiện các thủ tục như: Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu hay thủ tục chứng thực giao dịch về động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở... đều tự động nhảy số lượng và lệ phí lên gấp đôi, khiến cán bộ tiếp nhận phải mất nhiều thời gian rà soát, đối chiếu thủ công để tránh thu sai hoặc phát sinh chênh lệch trong quá trình thanh toán".
Bên cạnh những lỗi kỹ thuật phát sinh, trong giai đoạn đầu triển khai hệ thống mới, đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình tiếp cận và sử dụng. Nếu trước đây cán bộ cấp xã chỉ thao tác trên khoảng 5 phần mềm thì nay phải đồng thời sử dụng thêm khoảng 15 phần mềm chuyên ngành do các bộ, ngành trung ương quản lý. Việc phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều hệ thống khiến thời gian xử lý hồ sơ tăng lên, đồng thời tạo áp lực không nhỏ cho đội ngũ cán bộ ở cơ sở.
Ông Nguyễn Đình Tuấn - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh khẳng định: “Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính dùng chung được xây dựng nhằm bảo đảm tính thống nhất, liên thông dữ liệu từ cấp Trung ương đến địa phương. Do đó, việc sớm tháo gỡ các điểm nghẽn, vướng mắc đang gây khó khăn cho dịch vụ công cấp xã, phường là yêu cầu hết sức cấp thiết. Hiện nay, các bộ, ngành và đơn vị liên quan đang tích cực rà soát, khắc phục các lỗi phần mềm để kịp thời chỉnh sửa, cập nhật, bảo đảm hệ thống vận hành thông suốt và chính xác”.
Việc vận hành hệ thống thông tin giải quyết TTHC dùng chung là xu hướng tất yếu trong xây dựng chính quyền số. Tuy nhiên, để hệ thống thực sự phát huy hiệu quả, những vướng mắc về hạ tầng kỹ thuật, liên thông dữ liệu và phần mềm chuyên ngành cần sớm được khắc phục. Chỉ khi các “điểm nghẽn” này được tháo gỡ, mục tiêu lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ mới được hiện thực hóa.
