Việc sắp xếp, lưu trữ một cách khoa học các tài liệu, hồ sơ đã giúp cán bộ văn phòng Đảng ủy xã Khánh Lộc dễ tìm kiếm, khai thác các dữ liệu
Dù rằng, văn phòng đảng ủy là bộ phận quan trọng thực hiện công tác tham mưu phục vụ cấp ủy, thế nhưng, hầu hết cán bộ làm công tác văn phòng cấp ủy cơ sở lại thiếu nghiệp vụ chuyên môn. Ngoài ra, việc kiêm nhiệm các chức danh khác cũng là lý do khiến nhiều cán bộ văn phòng chưa thực sự tập trung trong công việc. Vấn đề sai sót về giấy tờ, thủ tục, chậm trễ trong tiếp nhận công văn đi, đến, việc bảo quản, quản lý hồ sơ, văn bản thiếu khoa học… đã làm hạn chế hoạt động của văn phòng cấp ủy cấp xã, ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của tổ chức cơ sở đảng.
Chị Nguyễn Thị Quyên - cán bộ Văn phòng Đảng ủy xã Khánh Lộc cho biết: “Trước đây, hồ sơ của Văn phòng Đảng ủy được quản lý theo năm với hình thức bó gói. Muốn khai thác 1 tài liệu hay tìm kiếm công văn đi, đến từ nhiều năm trước có khi phải mất cả tiếng đồng hồ. Công việc vì thế cũng bị ách tắc, kém hiệu quả”.
Thay vì lục tìm công văn, tài liệu hàng tiếng đồng hồ như trước, giờ đây chỉ cần tra cứu mục lục là cán bộ văn phòng đảng ủy các xã có thể tìm ngay được tài liệu cần thiết
Thực trạng văn phòng cấp ủy cơ sở còn những hạn chế là lý do để Văn phòng Huyện ủy Can Lộc lựa chọn nhiệm vụ nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn phòng cấp ủy cơ sở để triển khai thực hiện. “Tranh thủ những ngày nghỉ, cán bộ văn phòng trực tiếp về với địa bàn cơ sở. Mỗi người một mảng công việc tùy theo năng lực, sở trường để hướng dẫn, "cầm tay chỉ việc" cho cán bộ văn phòng cấp ủy cơ sở; từ đó đã góp phần cải thiện chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ này về công tác tham mưu tổng hợp, lập hồ sơ, thu thập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, lưu trữ” - Phó Chánh văn phòng Huyện ủy Can Lộc Bùi Nguyên Hà cho biết.
Nhìn những tủ tài liệu, hồ sơ đảng viên được lưu trữ, sắp xếp ngăn nắp và quản lý khoa học, dễ tìm kiếm, chị Phan Thị Hoài Thu - cán bộ Văn phòng Đảng ủy thị trấn Nghèn thở phào nhẹ nhõm.
Chị cho biết: “Đây là thành quả chung được làm nên từ sự góp sức của Văn phòng Huyện ủy, văn phòng đảng ủy các xã bạn, sự giúp đỡ của lãnh đạo địa phương và nỗ lực của bản thân thời gian qua. Đổi lại những tháng ngày vất vả trong việc tìm kiếm hoàn thiện các hồ sơ lưu trữ, vừa học hỏi, vừa sắp xếp, đến nay công việc của tôi ngày càng chuyên nghiệp hơn. Áp lực của những ngày cuối năm dường như cũng giảm rất nhiều khi không còn phải mất thời gian để tìm kiếm các loại hồ sơ, báo cáo, công văn như trước nữa bởi tất cả giờ đây đều được quản lý bằng mục lục”.
Để có kết quả tốt, cán bộ Văn phòng Huyện ủy và văn phòng đảng ủy các xã đã tranh thủ những ngày nghỉ để cùng nhau sắp xếp, thu thập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu...
Ông Nguyễn Xuân Lam - Phó Bí thư Đảng ủy xã Khánh Lộc cho biết: “Sự chuyên nghiệp, khoa học của Văn phòng Đảng ủy đã tác động rất lớn đến hiệu quả công việc, đặc biệt là công tác tham mưu lãnh đạo, chỉ đạo của đảng ủy. Điều đó được thể hiện qua sự chia sẻ của cán bộ văn phòng trong việc tham mưu, soạn thảo các văn bản, công văn một cách khoa học, đúng mẫu, đúng câu từ, hay tạo điều kiện cho chúng tôi trong việc khai thác các tài liệu khi cần một cách nhanh nhất. Vì thế, hoạt động chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chính trị ở địa phương cũng kịp thời, nhanh chóng hơn”.
Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin ở văn phòng đảng ủy cấp cơ sở cũng đã tiết kiệm thời gian, chi phí trong xử lý, gửi, nhận văn bản.
Cùng với việc nâng cao hiệu quả công tác văn phòng bằng cách sắp xếp, lưu trữ một cách khoa học các tài liệu, hồ sơ, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo điều hành cũng đã tiết kiệm thời gian, chi phí trong xử lý, gửi, nhận văn bản.
“Những hoạt động thiết thực của Văn phòng Huyện ủy trong nhiệm vụ nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn phòng đã tạo bước chuyển đáng ghi nhận trong công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị và công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị ở các địa phương. Chính vì thế, sắp tới, việc nâng cao hiệu quả công tác văn phòng sẽ tiếp tục được Can Lộc chỉ đạo triển khai ở những địa phương còn lại” - Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy Đặng Trần Phong cho biết.
