Hơn 1 tháng nay, tại UBND huyện Thạch Hà, từ sáng sớm đến tối muộn, không kể ngày lễ, ngày nghỉ cuối tuần, kho lưu trữ hồ sơ của huyện luôn sáng đèn. Hàng chục cán bộ, viên chức đều tập trung cao độ để sắp xếp, phân loại hồ sơ theo từng lĩnh vực, đóng vào từng hộp, từng ngăn, dán nhãn, đánh dấu rõ ràng.
Bà Lê Thị Phương Thủy - Trưởng phòng Nội vụ (UBND huyện Thạch Hà) cho biết: “Thạch Hà có khối lượng hồ sơ, tài liệu rất lớn sau khi sáp nhập thêm 11 xã ở huyện Lộc Hà (cũ). Với khối lượng công việc khổng lồ, ngoài cán bộ, công chức trong cơ quan, chúng tôi thuê thêm nhân viên có chuyên môn từ bên ngoài để hỗ trợ công việc chỉnh lý. Chúng tôi phấn đấu đến 25/6 sẽ hoàn tất công tác phân loại, rà soát để kịp bàn giao cho tỉnh trước ngày 28/6 theo kế hoạch”.
Tại huyện Hương Khê, từ cuối tháng 4/2025, UBND huyện Hương Khê đã ban hành quyết định về việc thành lập Tổ hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị thuộc Cơ quan UBND huyện thực hiện sắp xếp, bàn giao, lưu trữ tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Tổ công tác với 18 thành viên vừa hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan UBND huyện thực hiện lập danh mục hồ sơ, thống kê, phân loại, đóng gói, bàn giao và niêm phong toàn bộ hồ sơ, tài liệu theo quy định; đồng thời xác nhận số lượng, tình trạng hồ sơ, tài liệu tại thời điểm làm việc; hướng dẫn phương án bảo quản tại chỗ, đảm bảo an toàn tài liệu cho đến khi bàn giao về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.
Ông Nguyễn Sỹ Thông - Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện Hương Khê, Tổ phó Tổ hướng dẫn chia sẻ: “Khối lượng công việc rất lớn. Nhiều hồ sơ ở các lĩnh vực đặc thù như tài chính, đất đai… đã lưu trữ từ nhiều năm, do đó, việc phân loại mất rất nhiều thời gian. Gần 2 tháng nay, chúng tôi chia tổ thành nhiều nhóm phụ trách các mảng, phối hợp với các phòng ban để rà soát toàn diện. Đến nay, cơ bản các phần việc được triển khai đảm bảo tiến độ, chất lượng; các hồ sơ đều được phân loại, chờ đóng thùng để bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh trước ngày 16/6”.
Cùng với cấp huyện, ở các xã, phường, các cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách cũng nỗ lực vào cuộc phân loại, rà soát hồ sơ. Không chỉ xử lý hồ sơ lưu trữ, các đơn vị còn phải rà soát dữ liệu trên phần mềm, thống kê số lượng hồ sơ đang xử lý dở dang, xác định trách nhiệm quản lý, lập danh mục hồ sơ cần số hóa trước khi chuyển đổi.
Chị Phan Thị Hoài Thu - cán bộ Văn phòng Đảng ủy Thị trấn Nghèn (Can Lộc) cho biết: “Hơn tháng nay, ngày làm nhiệm vụ chuyên môn, tối đến và vào những ngày nghỉ, lúc rảnh, tôi cùng các anh chị em trong cơ quan đều tập trung cho việc phân loại, rà soát hồ sơ. Thậm chí có thời điểm cao điểm, thuê, nhờ thêm người khác để cùng hoàn thiện hồ sơ”.
Cũng như vậy, ở phường Nam Hà (TP Hà Tĩnh), chị Hồ Thị Hoa - Phó Chủ tịch Hội LHPN đang cùng các đồng nghiệp tập trung cao cho nhiệm vụ này. “Dù rất mệt nhưng chúng tôi vẫn động viên nhau cố gắng, làm ngày làm đêm, làm cả cuối tuần để kịp tiến độ bàn giao. Tuy nhiên, cũng không vì tiến độ mà làm ảnh hưởng đến chất lượng, nhất là thiếu chi tiết trong từng hồ sơ, tài liệu", chị Hoa bộc bạch.
Việc phân loại hồ sơ chi tiết, chuẩn chỉ giúp đảm bảo tính kế thừa và minh bạch trong công tác quản lý nhà nước sau khi chính quyền địa phương 2 cấp được áp dụng. Đây cũng là cơ hội để sắp xếp lại dữ liệu hành chính một cách khoa học hơn. Tin rằng, với sự chủ động, trách nhiệm, quyết liệt của các địa phương trong phân loại hồ sơ sẽ góp phần phục vụ tốt quá trình quản lý trong giai đoạn mới.
