Ngày 15/10/2025, chiến dịch 75 ngày đêm số hoá hồ sơ phạm nhân chính thức được phát động tại Trại giam Xuân Hà.
Ngay sau lễ ra quân, Ban Giám thị đã thành lập tổ số hóa chuyên trách, quy tụ những cán bộ có năng lực nghiệp vụ và kỹ năng công nghệ thông tin vững vàng. Tổ số hoá được giao nhiệm vụ trực tiếp triển khai toàn bộ quy trình, đồng thời tham mưu giải pháp kỹ thuật, đảm bảo thiết bị vận hành liên tục trong suốt thời gian chiến dịch.
Bởi hồ sơ phạm nhân có số lượng nhiều, trải dài ở các phân đội, việc thu thập và phân loại tài liệu đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng và chính xác tuyệt đối.
Không chỉ làm việc trong khung giờ hành chính, các cán bộ trong tổ số hóa còn tăng ca liên tục, làm việc xuyên ngày nghỉ, ngày lễ để đảm bảo tiến độ.
Trung tá Trần Thị Thu Hiền, cán bộ Đội Giáo dục và hồ sơ, Trại giam Xuân Hà cho biết: “Quy trình số hóa được tổ chức theo các bước rõ ràng và nghiêm túc. Bắt đầu từ phân loại và kiểm đếm hồ sơ giấy, sau đó scan toàn bộ tài liệu, rồi nhập dữ liệu vào hệ thống và đối chiếu với bản gốc.
Khối lượng hồ sơ lớn nên bên cạnh phải hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn chúng tôi còn tăng ca, làm cả ngày nghỉ, ngày lễ để kịp tiến độ.”
Để đáp ứng yêu cầu công việc lớn, trại giam đã huy động hệ thống máy móc hiện đại như máy scan tốc độ cao, máy tính cấu hình mạnh cùng nhiều thiết bị hỗ trợ lưu trữ. Hạ tầng kỹ thuật được bố trí khoa học, giúp rút ngắn thời gian xử lý tài liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ rà soát, kiểm tra và nhập dữ liệu điện tử.
Là người chỉ đạo trực tiếp tổ số hoá, Trung tá Thái Trung Dũng, Đội trưởng Đội Giáo dục và hồ sơ, Trại giam Xuân Hà cho biết: "Chiến dịch được chia thành hai giai đoạn với mục tiêu cụ thể. Mỗi bước đều phải đảm bảo tiêu chuẩn dữ liệu, tính chính xác và bảo mật."
Trung tá Dũng cho biết thêm: “Tổ số hóa được chia thành ba ca làm việc: sáng, chiều và tối, mỗi ca đều bố trí các cán bộ có trình độ công nghệ thông tin để kịp thời hỗ trợ các thành viên trong tổ. Đồng thời, chúng tôi liên tục tìm tòi, sáng tạo, xây dựng hệ thống ký tự và các dấu tắt nhằm rút ngắn thời gian tách hồ sơ nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác cao nhất.”
Nhờ sự nỗ lực của toàn bộ lực lượng tham gia, chỉ trong 26 ngày đêm, Trại giam Xuân Hà đã hoàn thành giai đoạn 1 của chiến dịch, đạt kết quả vượt ngoài mong đợi. Hơn 2.400 hồ sơ phạm nhân cùng hơn 600.000 tài liệu liên quan được số hóa, vượt tiến độ tới 49 ngày so với kế hoạch. Đây được xem là thành tích nổi bật, khẳng định sự đoàn kết và tinh thần thi đua sôi nổi trong đơn vị.
Đại tá Phan Đình Thành, Giám thị Trại giam Xuân Hà nhấn mạnh rằng: “Chiến dịch 75 ngày đêm số hóa hồ sơ phạm nhân là nhiệm vụ trọng tâm trong lộ trình chuyển đổi số của đơn vị. Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý trại giam là xu hướng tất yếu. Khi hoàn thành toàn bộ chiến dịch, hệ thống dữ liệu điện tử sẽ tạo nền tảng quan trọng giúp đơn vị nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế tối đa sai sót trong lưu trữ và hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý phạm nhân.
Đơn vị đang tiếp tục tập trung toàn lực để đẩy nhanh giai đoạn 2, tập trung khai thác hiệu quả của số hoá để làm tốt công tác quản lý giáo dục phạm nhân, thực hiện các chính sách, chế độ với họ và phục vụ nhân dân tốt hơn.”
