Từ trước đến nay, các văn bản, tài liệu giấy được xác thực bằng chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền là đảm bảo tính pháp lý và được dùng để điều hành, chỉ đạo, giao dịch của cơ quan hành chính Nhà nước. Sở Nội vụ cũng đã tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn việc quản lý và lập hồ sơ giấy.
Tuy nhiên, việc thực hiện quy trình nghiệp vụ bảo quản, lưu trữ truyền thống tại một số cơ quan, đơn vị còn chưa đảm bảo theo quy định hiện hành như: tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, còn tồn đọng, chưa được thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị... Từ thực tiễn đó, năm 2021, Hà Tĩnh đã tiến hành triển khai thí điểm sáng kiến lập hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Việc tạo lập hồ sơ điện tử sẽ tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức trong giải quyết thủ tục hành chính.
Phó Giám đốc Sở Nội vụ Mai Trường Sinh - tác giả của sáng kiến cho biết: “Lập hồ sơ điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử là một loại hình mới, có nhiều điểm khác biệt so với lập hồ sơ giấy truyền thống. Tài liệu được tạo ra trên các phương tiện điện tử hoặc số hoá từ các tài liệu trên các vật mang tin khác. Tài liệu số có khả năng được lập thành hồ sơ một cách tự động trong môi trường mạng nhờ chức năng lập hồ sơ được tích hợp trong hệ thống quản lý văn bản”.
Theo đánh giá, Hà Tĩnh là một trong những địa phương đi đầu thực hiện việc triển khai lập hồ sơ điện tử và thực hiện số hoá tài liệu điện tử; tổ chức khai thác tài liệu phục vụ triển khai hiệu quả dịch vụ công trực tuyến một phần và toàn trình.
Hồ sơ được tạo lập trên môi trường mạng với một quy trình thông suốt, tiết kiệm việc lưu trữ giấy.
Năm 2021, Hà Tĩnh đã triển khai thí điểm tại 6 đơn vị ở cấp tỉnh (Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở TT&TT, Sở KH&CN, Sở Tư pháp) và 3 đơn vị cấp huyện (UBND TP Hà Tĩnh, huyện Cẩm Xuyên, huyện Thạch Hà) với kết quả đã tạo lập được 3.231 hồ sơ điện tử.
Đến năm 2022, việc tạo lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc được triển khai tại tất cả các sở, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố, thị xã. Tổng số hồ sơ được tạo lập tại các đơn vị, địa phương là trên 51.600 hồ sơ, trong đó, số hồ sơ hoàn chỉnh đạt trên 13.000 hồ sơ. Năm 2023, Hà Tĩnh tiếp tục triển khai mạnh mẽ việc lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc, hướng đến mục tiêu đảm bảo 90% hồ sơ công việc tại cấp tỉnh, 80% hồ sơ công việc tại cấp huyện, 30% hồ sơ công việc tại cấp xã (trừ các hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước, hồ sơ có thành phần tài liệu phức tạp...) được tạo lập.
Qua thực tiễn cho thấy, việc tạo lập hồ sơ điện tử mang đến nhiều lợi ích cho công tác quản lý Nhà nước, thúc đẩy cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
Với hồ sơ điện tử được tạo lập sẽ giúp quá trình tìm kiếm, xử lý văn bản được diễn ra nhanh chóng.
Chị Hồ Thị Niêm - chuyên viên Phòng CCHC và văn thư lưu trữ (Sở Nội vụ) chia sẻ: “Từ khi triển khai việc tạo lập hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý công việc, lợi ích đầu tiên là giảm được rất lớn việc lưu trữ bằng hồ sơ giấy như trước đây. Hơn nữa, khi hồ sơ được tạo lập trên môi trường mạng thì quá trình tìm kiếm, xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Việc chỉnh sửa văn bản cũng trở nên đơn giản và nhanh chóng, bởi không còn mất thời gian in đi in lại văn bản giấy nhiều lần để xin ý kiến các phòng, ban như trước đây. Ngoài ra, hồ sơ điện tử cũng hạn chế việc thất lạc tài liệu, điều mà dễ xảy ra với hồ sơ giấy”.
Một lợi ích khác khi tạo lập được hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc là khi chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ công chức, viên chức đều có thể tham gia vào quá trình xử lý và giải quyết văn bản trong cùng một hệ thống. Điều này, đảm bảo sự thông suốt, thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Mặt khác, giúp cho lãnh đạo các cơ quan, đơn vị quản lý được quá trình tham mưu, xử lý công việc của mỗi công chức, viên chức khi được giao chủ trì giải quyết.
Sở đang triển khai việc lập hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho toàn bộ 216 xã, phường, thị trấn trong tỉnh theo hình thức cầm tay chỉ việc. Đơn vị cũng đã có văn bản hướng dẫn quy trình lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc với các nội dung chính như: quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản điện tử; quy trình nhập danh mục hồ sơ cơ quan trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; quy trình lập hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Có thể nói, việc tạo lập hồ sơ điện tử là nội dung khá phức tạp, song, trong tiến trình xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số thì đây là yêu cầu mang tính tất yếu.
