Theo số liệu từ Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính xã Thạch Xuân, từ đầu năm đến hết tháng 4/2026, địa phương còn 49 hồ sơ đang xử lý quá hạn.
Ông Nguyễn Sỹ Trung - Phó Chủ tịch UBND xã Thạch Xuân cho biết: “Nguyên nhân chủ yếu là do một số cán bộ mới được bố trí làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, trước đây chưa trực tiếp thực hiện công tác tiếp nhận, xử lý thủ tục hành chính nên trong giai đoạn đầu cần thêm thời gian để làm quen với hệ thống phần mềm mới. Trước tình trạng này, UBND xã đã tổ chức họp với các phòng chuyên môn và cán bộ phụ trách từng lĩnh vực để kịp thời chấn chỉnh, tháo gỡ khó khăn và triển khai các giải pháp khắc phục, hạn chế phát sinh hồ sơ quá hạn trong thời gian tới".
Tương tự, tại xã Đông Kinh, từ đầu năm đến hết tháng 4/2026 có 72 hồ sơ quá hạn đã xử lý và 32 hồ sơ quá hạn đang xử lý. Nguyên nhân chủ yếu là sau khi 2 cán bộ chuyên môn phụ trách tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp và văn hóa nghỉ theo Nghị định 178, khối lượng công việc được dồn sang các cán bộ còn lại.
Bên cạnh đó, việc triển khai hệ thống phần mềm mới khiến quá trình thao tác, xử lý hồ sơ đôi lúc còn trục trặc kỹ thuật.
Ông Nguyễn Duy Hoàng - Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đông Kinh cho biết: “Chúng tôi đang đẩy mạnh nhiều giải pháp đồng bộ nhằm khắc phục tình trạng hồ sơ quá hạn như đề xuất với lãnh đạo cấp ủy, chính quyền kịp thời bố trí nhân sự, đồng thời đề xuất với cơ quan chuyên môn tiếp tục tăng cường thêm các lớp tập huấn để cán bộ thành thạo quy trình, kỹ năng xử lý trên hệ thống phần mềm mới.”
Theo số liệu từ Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, từ đầu năm đến hết tháng 4/2026, tổng số hồ sơ thủ tục hành chính toàn tỉnh được tiếp nhận (chưa bao gồm số liệu trên các hệ thống chuyên ngành) là 199.040 hồ sơ, trong đó có 5.175 hồ sơ quá hạn đã xử lý và 1.246 hồ sơ quá hạn đang xử lý.
Nhìn chung, tỷ lệ giải quyết đúng hạn đạt mức cao, tuy vậy, tại một số địa phương, kết quả vẫn còn khá thấp. Cụ thể, UBND phường Vũng Áng đạt 82,43%; UBND phường Hoành Sơn 85,22%; UBND xã Mai Phụ 86,27%; UBND xã Toàn Lưu 88,37%...
Nguyên nhân chung của các hồ sơ quá hạn được xác định là do hệ thống phần mềm mới đưa vào sử dụng, đang trong quá trình hoàn thiện nên đôi lúc còn gián đoạn dẫn đến hồ sơ chậm trễ.
“Trong số 315 hồ sơ quá hạn đã xử lý và 17 hồ sơ quá hạn đang xử lý của xã Toàn Lưu thì hầu hết đều thuộc lĩnh vực đất đai. Đây là nhóm thủ tục có quy trình xử lý phức tạp, cần phối hợp nhiều khâu nên thời gian giải quyết thường kéo dài hơn các lĩnh vực khác. Để hạn chế phát sinh trễ hẹn, địa phương đang tăng cường rà soát tiến độ từng hồ sơ, chủ động phối hợp với các bộ phận liên quan để tháo gỡ vướng mắc ngay trong quá trình xử lý” - ông Phan Trần Hưng, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Toàn Lưu chia sẻ.
Để giảm tỷ lệ hồ sơ trễ hẹn, các địa phương đang tập trung triển khai nhiều giải pháp. Theo đó, tổ chức tập huấn, hướng dẫn để cán bộ sử dụng thành thạo hệ thống. Đồng thời, tăng cường hỗ trợ người dân ngay từ khâu tiếp nhận, hạn chế sai sót hồ sơ. Cùng với đó là kiểm tra, giám sát tiến độ xử lý; kịp thời chấn chỉnh những khâu còn chậm trễ.
"Vừa qua, UBND tỉnh cũng đã ban hành văn bản số 3548 ngày 28/4/2026 nhằm triển khai thực hiện Công điện số 33/CĐ-TTg ngày 23/4/2026 của Thủ tướng Chính phủ về việc thúc đẩy thực hiện thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến theo hướng liên thông, đồng bộ, hiệu quả, không bị gián đoạn. Sắp tới, chúng tôi cũng sẽ tham mưu các văn bản để chỉ đạo triển khai thực hiện các nội dung này, đặc biệt là xử lý dứt điểm các hồ sơ quá hạn”, ông Nguyễn Đình Tuấn - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh cho biết.
Có thể thấy, khi quy trình dần hoàn thiện, con người dần thích ứng, những “điểm nghẽn” trong giải quyết thủ tục hành chính sẽ từng bước được tháo gỡ. Giảm hồ sơ trễ hẹn không chỉ là mục tiêu về con số, mà còn là thước đo chất lượng phục vụ – hướng tới nền hành chính chuyên nghiệp, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.
