Đầu tháng 3/2026, công dân Lê Xuân Hữu (SN 1996, trú thôn Lương Trung, xã Đông Kinh) gửi đơn đề nghị Phòng Quản lý xuất nhập cảnh (Công an tỉnh) cấp lại hộ chiếu. Theo công dân trình bày, trước đây, do khai sai tên nên CMND mang tên Lê Xuân Hửu và anh sử dụng CMND này để xin cấp hộ chiếu. Đến năm 2022, công dân đã được cấp CCCD với tên đúng - Lê Xuân Hữu, vì vậy, anh đề nghị cấp lại hộ chiếu để thuận lợi trong quá trình làm TTHC.
Phòng Quản lý xuất nhập cảnh đã đề nghị Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH kiểm tra, xác minh họ tên đúng của công dân, đồng thời, cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để có căn cứ đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh giải quyết. Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH đã phân công Đội Tàng thư căn cước tiến hành tra cứu. Qua xác minh, đến ngày 25/3, Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH có văn trả lời về việc: hồ sơ lưu tàng thư CMND 9 số của công dân là Lê Xuân Hửu và trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tên là Lê Xuân Hữu.
Ngoài việc phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan tới TTHC, Đội Tàng thư căn cước còn hỗ trợ tích cực cung cấp thông tin xử lý các vụ án hình sự. Trung tá Nguyễn Thị Hạ Long (Đội trưởng Đội Tàng thư căn cước) trao đổi: "Để phục vụ công tác điều tra vụ án "Vi phạm quy định về tham gia giao thông đường bộ", Cơ quan CSĐT đề nghị Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH tra cứu, cung cấp bản sao tờ khai CMND hoặc phiếu CC01 (căn cước công dân gắn chip), phiếu CC02 (phiếu thu nhận thông tin CCCD) có thông tin nhân thân của đối tượng. Hoặc khi tiếp nhận đơn tố cáo hành vi "Lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản", Cơ quan CSĐT đề nghị đơn vị phối hợp cung cấp tờ khai, chỉ bản CMND của các công dân bị tố cáo. Lúc này, Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH sẽ chỉ đạo Đội Tàng thư căn cước xác minh".
Là người "canh cửa" cho từng trang hồ sơ, tờ khai, chỉ bản, công việc của cán bộ tàng thư căn cước đòi hỏi sự cẩn trọng, tỉ mỉ và tinh thần trách nhiệm cao. Từng hồ sơ cũ kỹ, phai màu theo thời gian được rà soát, kiểm tra, đối chiếu thông tin một cách chặt chẽ. Bởi, mỗi tờ khai CCCD, chỉ bản vân tay đều gắn liền với thông tin nhân thân của một con người, là cơ sở quan trọng để phục vụ công tác quản lý nhà nước về ANTT và giải quyết TTHC.
Theo Trung tá Nguyễn Thị Hạ Long, công việc chính của Đội là rà soát, kiểm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin cá nhân nhằm phát hiện sai sót, thiếu sót; bổ sung, hoàn thiện đối với các trường hợp thông tin chưa đầy đủ, chưa chính xác; phân loại, sắp xếp khoa học hồ sơ theo thứ tự, quy định nghiệp vụ, bảo đảm thuận tiện cho việc tra cứu. Đồng thời, lưu trữ, bảo quản hồ sơ trong điều kiện tốt nhất, phòng chống ẩm mốc, hư hỏng, sẵn sàng phục vụ công tác tra cứu khi cần thiết.
Từ đầu năm 2025 đến nay, Đội Tàng thư căn cước đã tra cứu trả lời 9.754 trường hợp; xác nhận hồ sơ cư trú 21.236 bộ; rà soát, chỉnh sửa, làm sạch dữ liệu CMND 9 số đối với 603.631 hồ sơ. Bên cạnh đó, thực hiện sao lưu, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống cơ sở dữ liệu, phần mềm tin học kịp thời, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, tạo thuận lợi cho cán bộ, chiến sĩ khai thác, tra cứu hiệu quả.
Đặc biệt, kể từ ngày 1/7/2025 đến nay, thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, Đội Tàng thư căn cước (Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH) đã tiếp nhận, bàn giao hơn 430.000 hồ sơ cho công an 69 xã, phường khai thác, sử dụng.
Tại xã Hương Đô, theo Thượng úy Đặng Tuấn Anh - Trưởng Công an xã: "Từ ngày 1/7/2025 đến nay, qua tra cứu hồ sơ lưu tại tàng thư CMND 9 số và hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, công an xã đã giải quyết thủ tục cho 11 trường hợp. Hiện nay, công an xã đang quản lý tất cả 4.002 hộ với 14.179 nhân khẩu".
Trong 11 trường hợp được xử lý có trường hợp công dân Lê Thị Phượng (SN 1962, trú tại xã Hương Đô) làm thủ tục cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCNQSDĐ) vào tháng 3/2026. Lý do chị Phượng trình bày là do khai sai ngày sinh (từ ngày 2/4/1962 sang ngày 20/4/1962) trong quá trình đề nghị cấp CMND nên dẫn tới việc sai thông tin trên GCNQSDĐ. Năm 2024, chị Phượng được cấp CCCD đúng với thông tin nhân thân (sinh ngày 2/4/1962). Vì vậy, nguyện vọng của chị là được cấp đổi GCNQSDĐ theo đúng ngày sinh. Công an xã đã tiến hành kiểm tra, xác minh họ tên, ngày tháng năm sinh đúng của công dân Lê Thị Phượng, đồng thời, cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tàng thư CMND 9 số để có căn cứ cho công dân làm thủ tục cấp đổi GCNQSDĐ.
Từ đầu năm 2025 đến nay, Đội Tàng thư căn cước đã rà soát, chỉnh sửa, làm sạch dữ liệu CMND 9 số đối với 603.631 hồ sơ.
Thượng tá Trần Hữu Cảnh - Trưởng phòng Cảnh sát QLHC về TTXH (Công an tỉnh) cho biết: "Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số, cải cách hành chính và thực hiện sắp xếp ĐVHC, công tác quản lý, chỉnh lý và lưu trữ hồ sơ căn cước càng trở nên quan trọng, góp phần xây dựng nền tảng dữ liệu chính xác, đồng bộ, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước về ANTT. Bằng sự tận tụy, trách nhiệm, cán bộ làm công tác tàng thư căn cước đã góp phần quan trọng vào việc bảo đảm quyền lợi chính đáng của người dân, giữ vững kỷ cương, trật tự xã hội".
Theo Thượng tá Cảnh, nhằm nâng cao hiệu quả công tác tàng thư căn cước, thời gian tới, Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH tiếp tục triển khai các văn bản chỉ đạo của Bộ Công an, Công an tỉnh; tiếp nhận, tra cứu trả lời chính xác, kịp thời các yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân; bổ sung đầy đủ thông tin, tài liệu vào tàng thư căn cước để phục vụ khai thác.
